Harmonisation du plan de paie : objectifs, avantages et bonnes pratiques

Dans ce contexte, l’harmonisation du plan de paie est l’un des leviers envisagés pour optimiser la gestion de la paie. Cette solution permettrait de répondre aux objectifs suivants :

• Maîtriser les coûts associés à la paie, traditionnellement élevés, en limitant les développements et règles spécifiques au sein d’un même groupe.
• Améliorer le reporting en permettant de fournir des indicateurs consolidés et fiables.
• Assurer la conformité de la paie.

Quels sont les principaux avantages de la mise en place d’un plan de paie harmonisé ?

• Réduction des coûts de maintenance  : les évolutions applicatives, qu’elles soient le résultat d’une montée de version de l’éditeur ou d’un changement législatif, sont plus faciles à mettre en œuvre avec un plan de paie unique et simplifié ;
• Fiabilisation de la remontée d’indicateurs consolidés : un plan de paie harmonisé permet de garantir la remontée des informations comparables et pertinentes ;
• Polyvalence des gestionnaires : la standardisation permet de rendre les gestionnaires plus aptes à changer de périmètre

Pour qu’un tel projet soit une réussite, quelques bonnes pratiques sont à respecter.

1) Faire un état des lieux exhaustif des cas existants dans la paie de l’entreprise

Attention à ne pas confondre plan de paie harmonisé et appauvrissement du plan de paie. Même si l’objectif est de diminuer le nombre de postes de paie existants, une limitation excessive peut s’avérer contre-productive. Il faut préalablement à la constitution du plan de paie bien recenser tous les cas qui seront amenés à être traités dans les filiales ou unités concernées. Certains paramètres complexifient la construction d’un tel plan de paie :

• Multiplicité des conventions collectives appliquées ;
• Présence ou non d’accords d’entreprise ;
• Salariés relevant de régimes spécifiques.

Ajouter a posteriori des rubriques de paie peut s’avérer difficile. Effectuer des modifications en cours de projet ou post déploiement du nouveau plan de paie comporte en effet des risques : les nouveaux postes sont-ils intégrés dans les différentes assiettes ? Sont-ils pris en compte dans les mécaniques de calcul et dans les règles de gestion ? Les impacts de création ou de modification du plan de paie ont-il tous été étudiés ?

Il ne serait pas judicieux de se limiter à appliquer un plan de paie standard sans une analyse exhaustive. Connaître la complexité à prévoir est donc un impératif préalable à tout projet d’harmonisation, pour que la construction du plan de paie soit cohérente et complète.

2) Impliquer les utilisateurs finaux : cœur de la stratégie de conduite du changement

Les projets d’harmonisation du plan de paie ont pour objectifs un gain de productivité et une amélioration de la performance du service RH. Ces objectifs émanent des besoins des directions et ne sont pas nécessairement bien perçus par les gestionnaires et les services de paie.

Ces derniers n’imaginent pas toujours que cette harmonisation va leur permettre de bénéficier d’un gain de temps. Au contraire, ils ont tendance à être assez résistants à ce changement, avec la sensation que cette harmonisation banalise leur compétence, diminue leur expertise, voire pire, les rend facilement remplaçables.

L’accompagnement d’un tel changement doit donc se concentrer sur la caractérisation des avantages pour les gestionnaires et la valorisation de leur apport à un tel projet. L’enjeu de leur implication est fort car s’ils ne respectent pas les procédures mises en place, les effets de la simplification seront fortement diminués.

D’autres acteurs peuvent également avoir l’impression que leur marge de manœuvre est plus restreinte : gestionnaires RH et directions opérationnelles se sentent parfois contraints par cette standardisation. Dans ce cas, le gestionnaire ou responsable paie peut alors prendre un rôle de sponsor et de conseiller afin d’appuyer la démarche du projet.

Il faut donc l’établir comme garant de la démarche d’harmonisation pour qu’il la porte auprès de ses interlocuteurs.

3) Assurer une harmonisation pérenne

L’une des difficultés qui peut être rencontrée lors d’une telle transformation est la continuité de la démarche d’harmonisation. L’AMOA d’un tel projet a une stratégie définie, et un plan de paie cible auquel les filiales ou organisations à intégrer devront se conformer.

Le risque pour les équipes de paie est de revenir aux anciennes pratiques : au lieu de changer leur mode de fonctionnement, elles détournent les nouveaux processus pour conserver les anciens, au prix d’une moindre efficacité.

Il est essentiel de garantir une continuité dans la démarche de non-multiplication des rubriques de paie et de maintien des processus standards. Les grands axes définis pour la construction du plan de paie doivent continuer à s’appliquer et toute modification doit répondre aux principes définis lors du projet initial.