La structure d’un service paie, un allié de la performance ?

Les types d'organisations et de structures : Les modèles qui façonnent l'entreprise

Le service paie est chargé des différentes procédures techniques et administratives relatives à la gestion du personnel permettant le calcul et l’édition de la paie ainsi que les déclarations sociales des salariés de l’entreprise.

Celui-ci peut être organisé comme une structure :

• Internalisée : Cette organisation signifie que l’entreprise a la charge de l’ensemble des processus (calcul de la paie et déclarations sociales) et ne fait appel à aucun prestaire externe (cabinet d’expert-comptable ou éditeur de logiciel SIRH).

Un service paie internalisé peut avoir un mode de gestion centralisée lorsque l’entreprise possède plusieurs filiales (un seul centre en charge de la paie de toutes les filiales) ou décentralisée (un centre par filiales).

Quel que soit le mode de gestion (centralisé ou décentralisé), l’internalisation des activités du service paie permet à l’entreprise de maîtriser tout son processus paie sans dépendre de prestataires extérieurs : autonomie dans la gestion des paies, diminution des délais de traitement et diminution des coûts de la gestion des paies.

Ainsi, le service paie et plus globalement l’entreprise contrôle la qualité de son image et ses compétences internes.

Cependant, ces avantages ne seront visibles que si le service paie est opérationnelle, organisée et équipée pour permettre une gestion efficace de la paie efficace au risque d’entrainer des coûts supplémentaires concernant : le maintien en condition opérationnel du SI paie et la formation continue des gestionnaires paie concernant les nouvelles règles organisationnelles, juridiques et structurelles.

• Externalisée : Aussi appelée aussi BPO (Business Process Outsourcing), cette organise consiste à déléguer partiellement ou totalement la paie (et les déclarations sociales) de ses salariés à un prestataire spécialisé. Les activités externalisées peuvent être la maintenance et l’hébergement de l’outil, l’intégration des données dans le SI paie, les déclarations sociales nominatives (DSN) ou encore l’édition des bulletins de paie pendant qu’en interne les contrôles de paie sont effectués.

L’externalisation de la paie a pour avantages un gain du temps, une réduction des coûts de structures en lien avec le SI, une absence de formation des gestionnaires paie et surtout un gain en expertise législative et réglementaire.

Un service paie externalisé devra néanmoins faire attention quant au choix du prestataire : compétences techniques et fonctionnelles et comparaison des coûts entre plusieurs prestataires sur le long terme.

Selon une très récente étude de Xerfi sur le marché de la paie à l’horizon 2027, l’externalisation de la gestion de la paie par les entreprises et les administrations correspond à un marché total de 2,07 milliards d’euros en 2024.

L’éditeur de logiciel paie Saas Payfit fait une comparaison des deux modes d’organisation comme suit :

L'impact direct des structures sur la performance de l'entreprise

Le rôle du service paie au sein des fonctions RH d’une entreprise ne se limite plus aux actions effectuées dans le SI paie.

Ainsi, l’organisation choisie jouera un rôle central aidant les entreprises à gagner du temps, à réduire les erreurs et à améliorer l’efficacité globale. La gestion de la paie est-elle devenue plus un levier stratégique de performance ?

Externalisées ou internalisées, les actions au sein d’un service paie sont différentes procédures techniques et administratives liées : à la gestion du personnel avec pour objectifs l’optimisation des charges et une gestion de la paie de façon à mettre en évidence les coûts (masse salariale par exemple) de l’entreprise.

La bonne organisation du service permettra ainsi la justesse de la paie, critère indéniable de performance de la fonction RH.

Elle permettra également la mise en place et le suivi de de KPI RH (Key Performance Indicator) pertinents tels que :

• L’effectif pour déterminer les taux de cotisations de l’entreprise ainsi que les obligations de l’employeur. Il est donc important de bien suivre l’évolution de ses effectifs et de son impact en paie.
• La masse salariale pour maîtriser le coût de la main-d’œuvre
• Le compteur de congés payés pour suivre les provisions en lien avec ceux-ci et qui sont pris en compte dans le bilan de l’exercice comptable.

Ces KPI seront utilisés dans la prise de décisions au sein de l’entreprise.

Aussi, le mode d’organisation choisie devra permettre de répondre aux enjeux récurrents au sein de tous les services et plus encore au sein d’un service paie : une maîtrise et réduction des coûts.

Dans le cas d’une externalisation par exemple, le coût en lien avec la constante évolution des règles légales et la formation continue du personnel est reporté chez le prestataire en charge de la conformité de la paie.

Choisir la bonne organisation : un dilemme stratégique ?

Pour mettre en place une organisation au sein d’un service paie la plus optimisée et performante, il ne s’agit pas de choisir entre internalisation et externalisation.

Il s’agit surtout de choisir une organisation capable d’optimiser les coûts tout en assurant une fiabilisation et la sécurisation de la paie des salariés.

L’internalisation de la paie ou l’externalisation peut s’avérer être un choix stratégique de la part de l’entreprise.

Des critères importants doivent néanmoins aider à la prise de décision :

• La conformité réglementaire pour s’assurer d’un calcul de paie et des cotisations sociales juste et à jour avec les règles en vigueur. La connaissance du droit social et des règles légales de pratiques de la paie est donc une obligation pour celui qui la produit.
• Le niveau de complexité des calculs de paie et des spécificités liées au domaine d’activité de l’entreprise.
• Le volume de bulletins mensuels à calculer pour connaître le coût de production d’un bulletin de paie et le budget à y consacrer.
• La sécurité des données en se conformant au RGPD (seules les données utiles à la bonne gestion de la paie peuvent être demandées au salarié) et en s’assurant de la confidentialité des données.
• Des contraintes technologiques et informatiques de l’entreprise.

Il existe également certaine société comme 123Paie (Kelio) qui propose des offres proposent des offres permettant de passer d’un mode à l’autre : mode externalisé ou internalisé mais accompagné par un gestionnaire paie en ligne.

Externalisation ou gestion de la paie en interne : faut-il vraiment choisir ?

Le service paie, souvent perçue comme une fonction purement administrative, joue un rôle clé dans la performance de l’entreprise.

Le choix de l’organisation de celui-ci n’est pas simple et la réponse ne peut être apportée binairement.

• De nombreux facteurs doivent être pris en compte. L’entreprise devra :
• S’interroger et déterminer ses priorités et le temps qu’elle souhaite consacrer à la production de la paie
• S’interroger et déterminer ses besoins, ses attentes et ses exigences
• S’interroger et choisir son mode production de la paie 
• Comparer les différents coûts d’une internalisation ou d’une externalisation de la paie

Ce choix doit comprendre qu’au-delà de sa fonction première : une production juste de la paie (et des cotisations sociales), que celle-ci doit être faite de façon à devenir un vrai levier de performance.