Télétravail & déconfinement, la Digital Workplace au service d’une nouvelle normalité

À l’heure du déconfinement, aucun expert ne peut prédire l’issue de cette crise, mais tous s’entendent sur le fait que nous allons devoir vivre avec le virus COVID-19 quelque temps. Les sociétés Google et Facebook ont pris les devants et annoncé le maintien du télétravail jusqu’en 2021, nul doute que d’autres iront dans ce sens.

Cette nouvelle normalité appelle les entreprises à repenser leur Digital Workplace : les mesures prises en urgence sont-elles satisfaisantes sur le long terme ? Les usages des collaborateurs sont-ils pleinement satisfaits ? Comment rationaliser les outils ? Qu’en est-il de la confidentialité et sécurité des données ?

Face au confinement soudain, une première réponse d’urgence pour couvrir les usages nécessaires à la continuité d’activité

Le confinement a précipité entre 20% et 40% des Français en télétravail, offrant une mise à l’épreuve sans précédent pour l’environnement numérique de travail des entreprises françaises.

Cette mesure inédite a offert l’expérimentation dont aucun Chief Digital Officer n’aurait osé rêver, nécessitant le déploiement dans l’urgence de solutions pour :

• la collaboration en équipes distribuées, hors des locaux de l’entreprise ;
• les réunions exclusivement non présentielles, en visio- ou audio-conférence ;
• une communication interne dense (gestion de crise, plans de continuité et de reprise d’activité, modalité d’accès aux mesures gouvernementales, mobilisation des collaborateurs).

Preuve de cette réaction massive, les éditeurs font état d’une croissance sans précédent du nombre d’utilisateurs : +30 millions en deux mois pour Microsoft Teams, +3 millions par jour pour Google Meet, et 300 millions de participants quotidiens aux réunions à distance de la solution Zoom (30 fois plus qu’en décembre dernier).

Cette rapide montée en charge ne s’est pas faite sans accroc (interruptions de service, failles de sécurité, etc.) mais les éditeurs ont su se montrer réactifs pour rassurer leurs utilisateurs.

À l’heure du déconfinement, vers une “nouvelle normalité”

Alors que la France poursuit son déconfinement, les entreprises entrevoient une ère où notre mode de collaboration évoluera pour faire face à un risque sanitaire omniprésent.

Dans cette “nouvelle normalité”, le télétravail et la collaboration à distance sont appelés à prendre une place plus importante, par nécessité sanitaire ou incapacité à respecter les distances “barrières” au sein de nos espaces de travail et transports en commun.

Ce changement de paradigme est attendu par les télétravailleurs eux-mêmes puisque près de deux-tiers d’entre eux souhaitent avoir davantage recours au télétravail dans le futur (étude CSA pour LinkedIn).

Dans l’ère post-confinement, la Digital Workplace va prendre une place prépondérante dans le quotidien des collaborateurs, agissant comme colonne vertébrale de l’organisation et de la collaboration.

3 étapes pour propulser sa Digital Workplace dans l’ère post-confinement

Les mesures et solutions permettant la continuité d’activité sont en place, il est désormais temps de se tourner vers l’avenir.

Cartographier les usages et les outils pour établir une feuille de route cohérente

Il n’est pas raisonnable de penser qu’une solution unique puissent couvrir à elle seule l’ensemble des usages et besoins d’une entreprise. L’espace de travail numérique de demain sera composé d’un ensemble de solutions juxtaposées et imbriquées entre elles.

La première étape consiste donc à cartographier l’ensemble des usages et outils associés afin de mettre en évidence les points de satisfaction ou de frustration des utilisateurs, les besoins mal adressés ou encore les doublons dus à la multiplication des outils, .

Cette vision permet d’établir une feuille de route au plus près des préoccupations opérationnelles, priorisée selon les objectifs globaux de l’entreprise et tirant bénéfice de chacun des outils.

Renforcer les stratégies de sécurité pour les adapter aux risques

L’ouverture massive et en urgence des accès à distance nécessite parfois d’aller contre les règles et bonnes pratiques de sécurité. L’urgence étant passée, il est l’heure de restaurer ces règles et bonnes pratiques tout en s’adaptant au nouveau cadre de travail.

Une cartographie de la sensibilité des données pour chaque application et usage est nécessaire afin de bâtir une politique adaptable au niveau de risque. Plus la donnée est confidentielle, plus la sécurité devra être renforcée : un document public n’exige pas la même protection qu’un plan de développement stratégique.

La mise en place de cette stratégie lèvera des chantiers techniques mais aussi organisationnels. L’entreprise dispose-t-elle d’un système d’authentification unifié et sécurisé ? Comment sécuriser les accès via des réseaux Wifi privés ? Faut-il autoriser l’usage de terminaux personnel (BYOD) ? Tant de questions auxquelles une réponse globale appliquée à l’ensemble des collaborateurs et usages n’est plus adaptée.

Acculturer les collaborateurs aux nouveaux usages

La dimension humaine de ce changement brutal ne doit pas être ignorée car, si le système d’information a été mis à l’épreuve par ce confinement, il en est tout autant pour les collaborateurs.

Selon la maturité digitale de l’organisation, tous ne sont pas égaux face à l’adoption de ces nouveaux outils. S’il est simple pour les sociétés du numérique comme Google ou Facebook de fonctionner 100% à distance, qu’en est-il de nos entreprises françaises où certains collaborateurs ne disposent toujours pas de postes de travail ou d’email professionnel.

Il est donc nécessaire d’accompagner chacun d’entre eux à trouver sa place dans cet espace de travail numérique, rassurer les plus anxieux, développer les compétences des moins habitués et valoriser les bénéfices pour le quotidien de chaque collaborateur.

La Digital Workplace, incontournable du monde d’après

Alors que de nombreuses entreprises avaient mis de côté leurs ambitions de Digital Workplace, le COVID-19 et le confinement les ont contraint à prioriser ces chantiers et faire la première moitié du chemin.

Il n’appartient qu’à elles de réaliser l’autre moitié afin de tirer tous les bénéfices qu’une Digital Workplace peut apporter : productivité, efficacité opérationnelle, rationalisation des outils, optimisation des coûts, capitalisation et partages des expertises, collaboration à grande échelle, accompagnement des nouveaux collaborateurs ou encore de leurs besoins de mobilité…