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Intranet, RSE et Digital Workplace : que choisir ?
Ancrés dans nos entreprises depuis maintenant quelques temps, l’Intranet et le Réseau Social d’Entreprise (RSE) sont devenus des outils incontournables au sein des organisations. Ils sont bien évidemment utiles au partage d’informations et facilitent la communication au sein d’une entreprise. D’ailleurs, lorsqu’ils sont utilisés efficacement, ils donnent naissance à de nouvelles interactions entre collaborateurs et organisations, en interne comme en externe, au profit de l’agilité, de l’innovation et de la collaboration.
Faut-il sonner le glas du couple Intranet – RSE…
Le constat semble être sans appel : l’intranet tel qu’on le connait aujourd’hui est résolument has been. En cause son manque de connexion avec les autres applicatifs et son moteur de recherche qui peine à trouver la bonne information au bon moment. Rétrospectivement, il n’est pas assez rapide, pas assez productif et même aux antipodes de ce que les organisations recherchent pour répondre aux attentes des nouvelles générations qui représenteront environ 75% des actifs dans le monde en 2025.
Seuls 17% des salariés et seulement 25% des managers utilisent les Réseaux Sociaux d’Entreprise. Les collaborateurs ne font pas confiance aux informations qui y circulent et ne se sentent pas légitimes dans leur rôle de contributeur. De plus, il semblerait que les groupes virtuels reproduisent « naturellement » les mauvaises pratiques des groupes en présentiel : la communication demeure verticale et peine à devenir plus transversale. On comprend ainsi que culturellement le poids des relations hiérarchiques est encore trop présent et qu’il constitue un frein à la confiance et donc à l’innovation. Ce phénomène n’est-il pas la conséquence d’un manque patent d’expérience en matière de collaboratif et de participatif au sein de nos organisations ?
…Au profit d’espaces collaboratifs : les Digital Workplaces ?
La Digital Workplace ou « place de travail digitale » est une plate-forme hybride qui agrège un ensemble d’outils digitaux utilisés en entreprise (applications RH /métiers, crowdsourcing, chats, agendas, espaces collaboratifs, etc.) et qui joue le rôle de point d’entrée unique. Elle répond aux évolutions des environnements de travail puisqu’elle est également accessible sur mobile et tablette. Elle répond idéalement aux nouvelles méthodes de travail comme la méthode agile, le design thinking ou encore la dé-verticalisation qui ont le vent en poupe. En outre, elle contribue à améliorer l’expérience collaborateur, l’émulsion collective et la création.
Constituée d’un ensemble de briques modulables, cette plate-forme se distingue du couple Intranet-RSE par sa capacité à répondre à une multitude de besoins. Il s’agit en quelque sorte d’une version améliorée de ce dernier, ressemblant davantage à un écosystème et capitalisant sur l’intelligence collective. Elle nous fait la promesse de privilégier une culture inclusive et tend à créer une synergie entre les idées, les individus et les outils.
Bon nombre de très grandes entreprises optent pour la Digital Workplace : BNP Paribas Rental qui affirme avoir obtenu satisfaction auprès de 80% de ses collaborateurs, ou encore Danone (client n°1 de Workplace by Facebook) qui a réussi à connecter 30 à 40 000 collaborateurs de plus avec cette nouvelle technologie.
Sans reproduire les erreurs fatales de son aîné
Deux entreprises françaises sur cinq souhaitent vouloir adopter une Digital Workplace dans les six prochains mois. Toutefois, il convient d’éviter les écueils rencontrés par son prédécesseur :
Erreur n°1 : fonder trop d’espoir sur un retour sur investissement difficilement quantifiable. La transformation digitale d’une entreprise ne passe pas forcément par un calcul des gains directs mais plutôt par une recherche de productivité et d’engagement des collaborateurs qui induisent des gains indirects sur le moyen terme.
Erreur n°2 : oublier le collaborateur durant la conception alors qu’il est au centre du processus ! La plateforme collaborative doit répondre à ses besoins et non l’inverse. D’ailleurs pourquoi ne pas permettre aux collaborateurs de choisir ses outils en fonction de son périmètre opérationnel ?
Erreur n°3 – last but not least : ne pas établir une stratégie et un cadre de gouvernance IT. Il faut impérativement définir les politiques, les structures, les rôles, les règles, les processus et les standards nécessaires à la Digital Workplace en amont de sa mise en œuvre, et cela de manière optimale et pérenne. Donc prendre le temps de penser le projet avant de le créer.
Sans oublier in fine l’indispensable phase de conduite du changement à laquelle doit prendre part l’ensemble des parties prenantes et notamment le manager qui doit être le premier sponsor de cette importante transformation organisationnelle et culturelle.
Le couple Intranet-RSE est aujourd’hui largement répandu au sein de nos entreprises répondant à des besoins primordiaux en matière de communication et nécessitant un faible investissement financier. Cependant, il apparaît que ce dernier ne répond pas suffisamment aux exigences des entreprises et qu’il se trouve ainsi trop faiblement exploité pour un retour sur investissement plutôt négatif. La Digital Workplace, quant à elle, représente un investissement plus conséquent pour les entreprises, notamment pour les PME, mais semble avoir toutes les clés en main pour accompagner les entreprises dans l’Open Innovation, clef du succès des entreprises de demain.
Sources:
https://hubinstitute.com/2017/11/future-of-work-12-tendances#12
https://www.helloworkplace.fr/reseaux-sociaux-entreprise-utilite/
http://www.obsdesrse.com/wp-content/uploads/2016/06/EtudeRSE-Intranet_full.pdf
https://www.solutions-numeriques.com/commercial/articles/lintranet-collaboratif-se-reinvente/
