La communication digitale : comment réussir une transition efficace ?

Les facteurs de succès d’une transformation des modes de communication et d’organisation vers le digital sont de 2 sortes :

1. Facteurs inhérents à l’organisation : le niveau de compétence initial des employés impliqués, la culture d’entreprise, son organisation etc.
2. Facteurs « méthodologiques transverses  : les leviers de conduite du changement activés tout au long du projet : communication, formation et support/accompagnement.

Focus sur les leviers de la conduite du changement

La communication

Permet d’informer et de mobiliser l’ensemble des collaborateurs. La communication doit être effectuée dès les phases amont du projet afin de donner une vision claire et cohérente à tous du projet. Les moyens de mise en œuvre sont divers : Newsletter, mails, réunions d’information, séminaires, événements.
Point de vigilance : privilégier un mode de communication hybride (rencontre réelle & communication papier/électronique) plutôt qu’exclusivement tourné vers le mail par exemple.

La formation

Permet d’assurer la bonne utilisation des utilisateurs aux nouveaux outils mis en place. Moment crucial qui va fortement influencer l’adhésion au changement. Les principaux formats sont : présentiel, distanciel (visio conférence, classe virtuelle ou e-learning) ou blended learning (format hybride).

Point de vigilance : Faire l’état des lieux des moyens disponibles, des besoins des utilisateurs, ainsi que des équipements avant de choisir un format. Tous ont leur lot d’avantages et de contraintes en terme de durée, lieu et coûts.

Le support

L’accompagnement suite à la mise en place d’un nouvel outil est également une phase importante pour ne pas perdre les efforts fournis en amont par l’équipe projet et les utilisateurs pendant la formation. On distingue en général deux niveaux de support : Niveau 1 pour les questions fonctionnelles pouvant être résolues rapidement et Niveau 2 pour les questions techniques IT ne pouvant être résolues par le métier. Les principaux moyens pour assurer le support sont : la documentation (type FAQ), les supports de formation ou encore une cellule support dédiée (hotline).

Point de vigilance  : l’accessibilité et la logique d’organisation de ses différents types de support sont essentielles pour une bonne utilisation. Un outil permettant de suivre et les demandes de support, de stocker des documents et de capitaliser est recommandé.

Retour d’Expérience

Dans le cadre d’une mission dans un grand Groupe de l’énergie, mc2i a piloté la création d’une formation au Digital pour une cible de 100 communicants issus de 25 filiales dans le monde.

Contexte

mc2i  a été sollicité pour mettre en place la Digital Academy, une entité ayant pour but de porter les projets de formation du Groupe dans le domaine du digital. Son objectif premier est de transmettre aux communicants cible les notions clés qui leur permettront de gérer les médias digitaux mis en place par le Groupe et de les alimenter de façon indépendante tout en gardant une uniformité en termes d’image.

Les enjeux

• Répondre aux besoins des communicants identifiés autour des médias digitaux ;
• Développer des supports de formation personnalisés et adaptés à cette audience de communicants hétérogène (niveaux débutant – avancé) mêlant théorie et pratique.

Le programme de formation

4 modules ont été développés afin de fournir les connaissances et compétences nécessaires aux communicants qui auront la responsabilité de déployer la campagne de communication au sein de leur filiale.
Ces modules sont dispensés sur 3 jours par un formateur agréé, qui a participé à l’élaboration du programme de formation.

Cette formation a été dispensée 11 fois, dans 7 pays et a permis de former 100 communicants sur 6 semaines.

Approche méthodologique

Phase 1 : De Janvier à Juin 2014 : Recueil des besoins, consolidation des guidelines expert et développement des supports de formation

Phrase 2 : Juin à mi- Août 2014 : Mise en place des formations et présentation auprès des pays pilotes (Russie et UK).
Intégration des remarques, mise à jour des supports ppt.

Phase 3 : Fin août - fin septembre 2014 : Industrialisation des formations pour les 23 pays restants.