Les défis d'un projet international géré en distanciel complet, le « Change » à l’étude

La distance et la gestion de projet : quelles complexités ?

Commençons par quelques évidences. La gestion de projet international et le distanciel. Ces 2 aspects fonctionnent généralement main dans la main, c'est quelque chose de relativement convenu, c'est même le contrat de base.

Cependant, même si l'on sait dans quoi l'on s'engage, cela reste une association qui amène ses inconvénients. On peut ainsi citer, évidemment, la distance comme amplificateur des problèmes de communication qui peuvent exister entre parties prenantes dudit projet. Ces problèmes de communication et de perception du facteur travail, liés à des différences culturelles, déjà bien mises en avant par Hofstede dans son ouvrage "Cultures et Organisations", sont amplifiées quand on y ajoute une dimension de distanciation géographique, propre à ces projets.

De la même manière, gérer et coordonner une multitude d'acteurs, aux rôles et expériences variés, répartis autour du globe, sur des fuseaux horaires complètements différents est un véritable exercice de funambule qui forcera le chef de projet à mêler planification et flexibilité.

On peut bien sûr encore ajouter à la liste les défis technologiques/techniques : les problèmes d'accès réseau, de bande passante, de pare-feu national, voire d'accès à un ordinateur sont encore plus critiques lorsque tous les aspects d'un projet se font à distance. Cette potentielle fracture numérique entre territoires et pays doit être anticipée le plus en amont possible du projet par les équipes IT.

Des complexités rapportées au « Change »

Le décor est posé : gérer un projet à l'international, donc à distance, est intrinsèquement complexe. Mais qu'en est-il de la dimension conduite du changement du projet dont nous parlions plus tôt ?

Celle-ci n'est pas en reste et c'est sans doute la phase projet la plus exposée aux risques liés à la distance et plus particulièrement à un mode de gestion "Distanciel complet", conséquence de la Crise sanitaire Covid19. Là où la conduite du changement, pour être efficace, demande de l'engagement, de la clarté dans les messages et des référents projets (sponsors locaux du projet) au garde-à-vous, la distance a tendance à jouer contre nous. Les études (notamment celles menées sur le télétravail à 100%) montrent que celle-ci tend à rendre les collaborateurs moins inspirés, engagés sur le long terme. La créativité est également plus difficilement stimulée lorsque tout atelier/réunion doit se faire à distance.

On peut ajouter à cela le fait qu'il est plus difficile de s'assurer du bon relais de l'information et de sa bonne compréhension par les différentes parties-prenantes si tout ou presque doit passer par le verbal (incluant les éventuelles barrières linguistiques), au téléphone ou en visio. Enfin, encore plus complexe : là où l'on pouvait d'habitude "sauver" le projet de tous ces déboires en se rendant plusieurs fois sur place, auprès des entités et acteurs locaux, afin d'incarner la voix et la voie du projet, tout est aujourd'hui très contrarié.

Comment contourner, minimiser ces effets ?

Mais alors, faut-il abandonner tout espoir ? Se fier aux étoiles et à leur bonne fortune ? Au contraire : tous les facteurs clés de succès sont entre vos mains et toutes ces contraintes ne sont pas autant de causes perdues.

D'un point de vue gestion de projet, s'appuyer sur des instances de gouvernances solides peut ainsi être salvateur : elles doivent être bien cadrées et rythmées pour suivre le déroulé au niveau de l'équipe projet mais aussi au niveau des différents marchés/sites géographiques dudit projet (par exemple : la mise en place de comités spécifiques pays ou zones géographiques pour rapidement désamorcer des situations complexes et redescendre l'information efficacement).

Au niveau du « Change », plus précisément, des leviers forts de réussite existent également, et ce dès la définition de la stratégie, qui gagne, encore plus dans ce cadre-là, à être réalisée le plus en amont du projet possible : c'est la meilleure manière d'embarquer tout le monde sur le projet et de les faire adhérer aux messages, en s'en imprégnant très tôt. Ces messages auront d'ailleurs tendance à s'imprégner davantage si la stratégie de déploiement et de diffusion qui les accompagne est coconstruite avec les différents référents/acteurs change : en impliquant, on engage.

Cependant, mettre en place ce genre d'organisation, via des ateliers complets, peut se révéler encore plus challengeant lorsque la distance rentre dans la danse. C'est ici qu'entrent en jeu les compétences essentielles à toute équipe « change » travaillant sur ce genre de projet : une capacité de suivi de la stratégie tout au long du projet, la facilitation à distance et l'organisation logistique optimale. Mettre en place des IceBreaker (et autres phases participatives) efficaces à distance, réalisables en ligne et qui parlent à tout le monde (tous niveaux d'anglais confondus par exemple), connaître les limites des outils mis à disposition, tant techniques (Comment ça mon Klaxoon ne fonctionne pas en Chine ?) que humaines (#Zoomfatigue) sont autant d'aspect sur lesquels il faut exceller. Certains cabinets de conseil, tels mc2i, ont pris conscience de l'importance de ces compétences et ont ainsi développé des cellules spécialisées, non seulement dans la co-construction de ce genre de stratégie, mais aussi dans son application à distance.

Enfin, si nous venons d'évoquer la minimisation des inconvénients liés à la distance, pourquoi ne pas faire de celle-ci une force ? Ainsi, le décalage horaire a souvent mauvaise presse sur ce genre de projets, mais il est possible de le tourner à votre avantage, car il vous offre plus de flexibilité (notamment dans vos formations des bénéficiaires du projet) : vous devez mener des formations de 2 journées en Argentine ET en Chine sur une semaine ? Divisez ces journées en demi-journées et répartissez-les sur la semaine : le matin pour la Chine, l'après-midi pour l'Argentine. Cela est d'autant plus intéressant qu'il est compliqué de tenir ce genre de formation via visio toute la journée et que vous laissez ainsi à vos formés du temps pour leurs tâches quotidiennes.

Ce tableau ici dépeint est volontairement synthétique, une liste à rallonge des nombreux autres exemples n'étant pas forcément à l'ordre du jour, mais soyez assurés que distance ne rime pas forcément avec déconvenue.

Alors, prêts à inscrire un nouveau défi à votre journal de bord ?