L'IA et les processus GA Paie : vers une transformation réussie ?

Quelle place pour l’IA dans les processus GA Paie ?

En exploitant l’IA, les entreprises peuvent rationaliser les processus RH et améliorer la productivité de leurs services, notamment les tâches liées à la gestion administrative et la paie. Ces opportunités permettent non seulement d'optimiser la productivité du service dédié, mais aussi d’améliorer la précision des bulletins de paie et des déclaratifs associés.

L’enjeu majeur d’une refonte des processus métiers réside dans leur optimisation à travers la technologie apportée par l’IA. Cela suppose une évaluation de la faisabilité technique et de la viabilité économique des systèmes d’IA pour déterminer si leur déploiement est rentable.

L'impact de l'IA dans les SIRH paie commence à se faire sentir, et de nombreux cas d’usage émergent.

L'IA Générative : la perception des RH

La perception de l’IA évolue en France. Si seules 5 % des entreprises utilisaient ou développaient des applications de GenAI (Generative Artificial Intelligence) en 2023, elles seraient 80 % en 2026 selon une étude Gartner en 2023. Cependant, 76 % des responsables RH se déclarent réticents à utiliser l’IA (étude Kelio 2024) et seuls 35 % des DRH ont des projets liés à l’IA à leur agenda (étude ANDRH 2024).

Les services doivent encore s'approprier cette technologie pour améliorer la qualité et la précision des services délivrés.

Dans le domaine des ressources humaines, il existe déjà des cas d’usage avancés intégrant l’IA. Par exemple, pour automatiser des activités telles que la génération des veilles (légales et réglementaires) ou pour réduire les tâches administratives répétitives et chronophages. Ainsi, nous pouvons citer les outils de RPA (Robotic Process Automation), qui ont la capacité de lire des arrêts de travail, puis de les retransmettre dans l’outil de paie.

Chatbot orienté métier

Par le passé, de nombreuses tentatives d’implémentation et de tests sur les chabots ont été réalisées et souvent abandonnées. En cause : la lourdeur à maintenir et éduquer le bot et au manque de fiabilité des réponses.

L’IA Generative va venir faciliter la mise en place des types de chatbot LLM (Large Language Model), à destination des gestionnaires experts RH et Paie. Cette technologie repose sur la récupération et le traitement en quantité et en qualité élevé de données fiables, permettant la détection des informations à travers plusieurs formats (texte, pdf mais aussi vidéo ou audio), sans maintenance ou intervention humaine.

Cette innovation améliore grandement l’accès à l’information des gestionnaires de paie (Botsheets, 2024).

Le principal atout de cette IA générative est la discussion : c’est une opportunité de valeur qui va permettre de converser. Et il n’y a pas de réticence d’utilisation.

Face à une question incomplète ou peu précise (Exemple : « je veux une attestation d’entreprise »), le chatbot pourra répondre par une question alternative : « veux-tu une attestation employeur ? ». Le gestionnaire de paie pourra donc plus facilement trouver la bonne question à poser.

Voici quelques exemples de questions pour guider les réponses d’un chatbot conversationnel :

• « Quels sont les indicateurs paie à contrôler pour la population des dirigeants ? »
• « Calcule-moi l’indemnité de départ de ce salarié ? »
• « Comment expliquer le calcul des cotisations salariales sur tel bulletin de paie ? »

Les réponses apportées montrent qu’il est possible d’obtenir des taux de réponse en progression de 20% à 30% et une meilleure satisfaction des salariés ainsi qu’une réduction des erreurs humaines.

Ces résultats sont à nuancer : le calcul repose sur une approche basée sur des tâches courantes prédéfinies et non sur des activités de bout en bout.

Fiabilisation du bulletin de paie

La gestion de la paie est technique, complexe et nécessite une grande précision. Les erreurs de calcul ou de paramétrage peuvent provoquer des problèmes déclaratifs et affecter la satisfaction des employés.

Les outils d’assistance au contrôle, de plus en plus intégrés dans le SIRH, minimisent ces erreurs : en automatisant les calculs de paie, en vérifiant les incohérences et en assurant la conformité vis-à-vis du réglementaire avant la diffusion du bulletin vers le salarié.

À travers la technologie DCA (Dématérialisation Cognitive des Documents), l’IA peut traiter des documents juridiques et évaluer la compatibilité avec la réglementation en vigueur (étude Hub France IA 2023).

Avec L’IA Generative, toutes les phases projet d’intégration d’un outil GA Paie sont impactées.

• Dans les phases de développement et de maintenance, nous constatons une facilitation dans le paramétrage des règles de GA Paie qui permet de les intégrer dans l’outil.

Désormais, les développeurs utilisent largement les outils d’aide à la programmation (par exemple via l’outil GitHub Copilot). Les collaborateurs se déclarent plus satisfaits et gagnent du temps. Ils délèguent ainsi la documentation du code tout en appliquant les best practice de programmation.

• Dans les phases de recette, nous pouvons citer la génération automatique des cahiers de recette par l’IA ou encore la génération automatisée des contrôles de masse lors des phases de tests de paies en double (comparaison des bulletins de paie de l’ancien système avec ceux du nouveau).

D’un point de vue du partage de la connaissance, la montée en compétences est favorisée avec une disponibilité des informations clés, en particulier pour les nouveaux arrivants.

L'IA générative impacte le domaine du SIRH et vise à améliorer les activités d’un service paie.

Il est cependant illusoire de penser que l’IA générera automatiquement un bulletin de salaire exact ou remplacera les activités à valeur ajoutée d’un gestionnaire de paie.

Néanmoins, elle constitue un formidable outil d’aide à la décision, apportant une plus grande finesse dans l'analyse des données. Ainsi, un déplacement de l’équilibre des tâches pour le gestionnaire est à prévoir (Rayasa, 2020).

La problématique de régulation liée à la confidentialité des données est au cœur des enjeux, pour une utilisation transparente, éthique et responsable de l'IA. Pour exploiter tout son potentiel, une bonne appropriation de la technologie sera inévitable. La formation en entreprise et l’acculturation à cette technologie seront des sujets clés pour les entreprises.

Le gestionnaire de paie restera au centre des opérations, validant ou modifiant le contenu proposé par l’IA, participant à l’amélioration des processus et à l'expérience salarié. Il est ainsi aux avants postes et le premier concerné par cette transformation.