La valorisation des données RH

Le but de cette valorisation est d’aboutir à une harmonisation des données et à la conception d’indicateurs facilitant la prise de décision.
Pour que cette gestion crée de la valeur, il est nécessaire d’encadrer la manipulation des données et de procéder de manière rigoureuse.
Dans la mesure où le sujet du traitement des données reste relativement sensible, il soulève encore des interrogations.

Pourquoi valoriser les données RH ?

L’enjeu de la valorisation des données RH est de faciliter la compréhension de comportements qui se produisent au sein de l’organisation, au travers de l’utilisation d’indicateurs pertinents. Ceux-ci peuvent être conçus selon deux approches :

• Déployer une solution SaaS (Software as a Service) qui propose des tableaux de bord afin d’unifier la donnée dans un seul système ou opter pour des interfaces par le biais d’API (Interface de Programmation d’Application).
• Travailler sur la construction d’outils sur mesure qui correspondent aux attentes du service, à condition d’investir du temps et d’allouer un budget.

Cela a directement pour conséquence l’évolution de la fonction RH, dans le sens où les équipes se composent de profils de Data Analyst, nouvellement recrutés ou formés en interne pour répondre au besoin.
Sur la base des indicateurs, les équipes sont en capacité de procéder à une analyse, en employant l’une de ces trois méthodes :

• L’analyse descriptive est un constat de ce qui s’est passé en se basant sur les données précédentes.
• L’analyse prédictive anticipe des besoins et ce qui devrait probablement se passer dans le futur.
• L’analyse prescriptive suggère des plans d’actions visant à obtenir de meilleurs résultats.

Enfin, grâce à ces outils de pilotage et d’anticipation des risques, les responsables RH ont connaissance des relations de causes à effet. Ils sont alors plus à même de prendre des décisions.

Comment procéder pour valoriser ces données ?

Le respect de ces trois phases permet d'obtenir de la donnée valorisée:

Générer la donnée

La création des données provient d’une part des collaborateurs ou des candidats qui ont la capacité de saisir en autonomie leurs propres données (coordonnées, auto-évaluation, demande de congés). D’autre part, les équipes RH créent la donnée en complétant des fiches collaborateurs. La création de données produit également en cascade de nouvelles données.

Il devient ensuite nécessaire de recueillir les données en central de manière à les consolider idéalement dans un SIRH Groupe. A cet effet, digitaliser les process RH pour les rendre plus fluides permet également d’automatiser la collecte. Cela implique de posséder des capacités de stockage et de traitement.

Rendre la donnée exploitable

Parmi les données réceptionnées, il convient d’identifier celles que l’on souhaite surveiller. Il peut s’agir des absences, de la performance des équipes, des candidatures reçues etc. Ces données seront ensuite valorisées dès lors qu’elles seront traduites en indicateurs tels que les KPIs de recrutement (délais de contacts et réponses, durée de recrutement…).

Puis s’assurer de la fiabilité des données est une étape indispensable pour produire une analyse de qualité. Cela consiste notamment à vérifier que les données transmises soient conformes à la réalité. Pour cela, les équipes sont responsables de la réalisation des audits internes, d’actualiser et de nettoyer les données RH en supprimant les informations obsolètes, fausses ou les doublons. C’est dans ce cadre que l’activité de data management est essentielle.

Appréhender la donnée

Les équipes peuvent être amenées à extraire régulièrement des rapports ad hoc manuellement ou de manière programmée. Des solutions de Big Data (type Power BI, Tableau ou Qlik Sense) permettent de traiter automatiquement ces données brutes et de générer des indicateurs pertinents. En parallèle, il est possible de consulter des indicateurs principaux à l’aide de tableaux de bord RH (personnalisables et configurables) qui permettent de suivre les évolutions au fil du temps via des représentations graphiques notamment. Avec cette data visualisation, on parvient à lire et à utiliser facilement les bons indicateurs.

Dès que les données ont été traduites en indicateurs, elles peuvent être mises en perspective. Par exemple, en croisant les données d’une fiche de poste à pourvoir et les compétences de collaborateurs, certaines solutions d’analyse recommandent des profils en interne adaptés. Cela permet ainsi d’améliorer la mobilité interne.

C’est à partir de là que la donnée est valorisée : elle implique des questionnements ou des réflexions et conduit à des décisions. Sur la base de ces analyses, il est désormais possible de communiquer sur le bilan des activités passées. C'est aussi le bon moment pour présenter le plan qui va se dérouler sur les prochains mois de manière à agir concrètement : capitaliser sur les points forts et de réduire les faiblesses constatées.

Quels sont les points de vigilance ?

Il est probable qu’une volumétrie élevée de données génère la création d’une multitude d’indicateurs qui au final n’apportent pas de valeur ajoutée dans le pilotage des RH. C’est pourquoi il est important d’identifier précisément en amont les indicateurs les plus pertinents et de les utiliser.

En termes de sécurité, traiter des données personnelles s’avère être sensible. La manipulation des données implique de veiller rigoureusement à l’effacement des données dès que le délai d’archivage est atteint. Pour être conforme, il est nécessaire de privilégier une solution qui traite les données en conformité avec les différentes législations en vigueur, en particulier avec la Chine et la Russie qui ont des spécificités quant à l’hébergement des données.

Pour conserver les données en toute sécurité, il est conseillé de choisir un coffre-fort numérique lié au(x) socle(s) RH de l’organisation. L’intérêt est de sauvegarder numériquement les données et les documents tout en étant capable de les rendre disponibles facilement.

In fine, il s’avère que la valorisation des données RH, au même titre que les données financières ou marketing implique une transformation des métiers traditionnels puisqu’elle requiert des compétences en matière de traitement des données. Les KPIs, fruits de ce traitement, sont ainsi des outils très puissants et plébiscités des responsables RH dans la mesure où ils visent à améliorer le pilotage des RH, à condition de respecter quelques bonnes pratiques et la réglementation.