La digitalisation de l'onboarding

On sait qu’environ 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois (selon une étude de Workelo, 2019) et qu’un recrutement raté a des conséquences financières très importantes. Les services RH ont donc tout intérêt à optimiser leur processus d’onboarding afin de faciliter l’intégration et la prise de poste.

D’un onboarding « traditionnel » à un onboarding « virtuel »

L’onboarding « traditionnel » est constitué de plusieurs étapes clé, comme la venue au bureau le premier jour, la remise du matériel informatique, les premiers échanges formels et informels en interne, et les démarches administratives. La préparation de chaque étape exige beaucoup de temps et d’organisation pour les gestionnaires RH.

La crise du Covid 19 est venue bouleverser la bonne tenue des onboarding « traditionnels », obligeant les entreprises à accélérer leur transformation numérique dans le domaine RH pour organiser pendant un temps des onboarding « virtuels » (voir à ce sujet l’article Le télétravail est-il le "Future of work" ?). En effet, il fallait continuer pendant le confinement, a minima, à signer des contrats de travail, échanger avec la nouvelle recrue, l’intégrer dans les logiciels RH, et trouver une façon de lui faire suivre un parcours, certes revu en fonction de la situation et des outils à disposition.

Les gestionnaires se sont vite appropriés les outils de vidéoconférence pour les moments d’échanges formels et informels (Skype, Zoom, Teams…), et des outils de signature électronique comme Docusign pour solidifier une base de parcours d’intégration virtuel. Mais la crise fut aussi pour beaucoup l’occasion de se tourner vers des solutions allant plus loin dans l’optimisation de l’onboarding.

Des parcours d’onboarding hybrides et optimisés

En se tournant vers des solutions RH permettant notamment l’automatisation des tâches administratives, les entreprises ont pu aller bien au-delà dans l’optimisation de l’onboarding et concentrer leurs efforts à repenser leurs parcours d’intégration (1). En effet, l’automatisation des tâches purement administratives constitue un véritable gain de temps et d’énergie : formulaires de renseignement pré remplis, attribution automatique d’identifiants, plateformes numériques facilitant l'inscription de nouveaux employés sur la liste de paie… Ces fonctionnalités permettent aux services RH de se concentrer sur des aspects plus stratégiques de l’onboarding, comme la personnalisation des parcours selon les profils. Là aussi, la digitalisation des parcours d’intégration permet de rendre moins chronophage l’organisation des parcours.

De nombreuses solutions proposent en effet la conception de parcours personnalisés selon le métier. L’intérêt pour le collaborateur est qu’il va suivre un parcours adapté à son poste et sa montée en compétence, notamment grâce à l’accès directs à des contenus pédagogiques adaptés. Pour les gestionnaires, il est possible de séquencer des programmes et de paramétrer des alertes pour chaque étape du parcours. Ils ont également l’occasion de faire preuve d’originalité dans la conception de ces programmes en ayant la possibilité d’y inclure des jeux, quizzs, storytelling, etc.

Pour pallier l’absence de rencontres physiques et de venue au bureau, des outils permettent également d’associer différents profils au parcours, notamment un mentor/ « buddy » afin que le nouveau collaborateur ait un point de contact privilégié, même à distance. Les gestionnaires ont aussi la possibilité de recueillir le feedback des nouveaux collaborateurs à l’issue de leur parcours. Enfin, il est également intégré dans ces solutions des rapports de suivi et pour le pilotage RH.

Les solutions du marché

Dans l’ensemble, la contrainte d’une accélération de leur digitalisation RH fut aussi l’occasion d’optimiser et améliorer leurs processus d’onboarding pour les entreprises. Aujourd’hui, la situation de travail hybride que nous connaissons semble vouloir s’inscrire dans la durée. Dans la même lignée, nous assistons aujourd’hui à des onboarding « hybrides » eux aussi. A chaque entreprise de trouver la solution qui correspond à ses besoins. De nombreux éditeurs se retrouvent sur ce marché, concernant certaines de ces fonctionnalités ou dans un format « tout en un » : Axel, HeyTeam, Javelo, Teambuildr, Teelt, Welcom’App, Workelo…

Certains critères doivent être étudiés en amont de la sélection de son outil. L’ergonomie de la solution est à prendre en compte tout d’abord, afin que l’utilisation de l’outil soit pour le collaborateur à l’image de son parcours : fluide, intuitive, agréable. La solution doit également s’intégrer au mieux avec les autres outils que l’entreprise utilise. Elle doit inclure un maximum d’automatisation des tâches administratives, ainsi que la signature électronique et numérisation des documents. Les interfaces utilisateurs doivent également être personnalisées selon le type de profil (administrateur, employé).

L’accès à des contenus pédagogiques adaptés est une des clés du succès de la montée en compétences rapide sur le nouveau poste. La possibilité d’intégrer les informations et FAQ, des organigrammes et des notes est primordiale pour insuffler de la culture d’entreprise tout au long du parcours et répondre aux questions du nouvel arrivé. Enfin, notons l’importance pour le nouveau collaborateur d’avoir accès à des avantages en libre-service tel que l’inscription à la mutuelle ou faire des demandes de fournitures.

Ces critères vous permettront d’étudier l’outil le plus adapté à vos attentes et répondant à l’ensemble des besoins pour attirer et fidéliser vos collaborateurs.