Externalisation de la paie : Avantages et inconvénients

Certaines entreprises n'hésitent plus aujourd'hui à externaliser la gestion de la paie dans le but notamment de gagner en performance et sécurité. Mais le choix de l'externalisation est-il alors réellement la meilleure solution ? Aperçu des avantages et inconvénients de l’externalisation de la paie :

Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?

L'externalisation de la paie consiste à déléguer à un expert externe (société spécialisée, éditeur, cabinet/expert-comptable...) la gestion des paies de ses salariés. À noter néanmoins que l'externalisation peut être totale ou partielle, plusieurs options sont possibles :

• Délégation complète à la société extérieure de la totalité du processus de paie
• Externalisation uniquement de certaines prestations (comme la DSN par exemple)
• Délégation uniquement de la maintenance et l’hébergement du SIRH

Quels sont les avantages de l'externalisation de la paie ?

Le gain de temps et de performance :

L'administration de la paie peut être une activité à la fois complexe et chronophage (saisie des éléments variables dans le SIRH, édition des bulletins, suivi de l’actualité réglementaire et législative...). Quelle que soit sa taille, l'externalisation de la paie peut permettre à une entreprise et aux acteurs des ressources humaines de se recentrer sur d'autres fonctions hautement stratégiques comme le développement des compétences, le suivi de carrière / gestion des talents, la mobilité, le recrutement ou encore les relations sociales.

Accès à une expertise législative et réglementaire forte et à jour en matière de paie

Les règles sociales, fiscales et juridiques relatives à la paie sont complexes et en constante évolution. Les prestataires de paie sont des experts qui maîtrisent la réglementation et l’ensemble des compétences liées à la paie. La délégation de cette activité à un tiers peut donc favoriser la garantie d’une paie juste et conforme à la législation en vigueur, et donc limiter les erreurs et potentielles conséquences juridiques qui en découleraient. À noter également qu’en cas d'erreurs, c'est normalement la responsabilité du prestataire externe qui est engagée et non celle de votre entreprise.

Sécurisation de la paie et continuité de service

L'externalisation de la paie garantit la sécurité de l’activité ainsi que la continuité de service. En effet, elle permet de limiter certains risques qui pourraient être préjudiciables en cas d'absence d'un gestionnaire de paie par exemple ou d'un départ, d'autant plus que la formation ou le recrutement de nouveaux salariés peut prendre du temps et engendrer des coûts supplémentaires.

Réduction de certains coûts internes

En faisant le choix de l'externalisation, une entreprise peut réduire les coûts internes liés à la gestion de la paie en se dispensant des charges de personnel liées à des recrutements internes (et des formations). De plus, faire appel à une société externe peut également permettre de réduire les coûts sur les prix d’achat et de maintenance du SIRH ou encore sur les coûts d’édition des bulletins de paie.

Quels sont les inconvénients de l'externalisation de la paie ?

La gestion de l'externalisation de la paie

La gestion de l'externalisation de la paie reste une charge de travail et de temps. En effet (et selon le niveau de délégation), l’entreprise cliente doit continuer de transmettre mensuellement les éléments nécessaires au calcul des paies de ses salariés (primes, absences, heures supplémentaires, entrées / sorties...).
L’externalisation nécessite aussi de nombreux échanges avec la société externe pour que cette dernière développe les besoins et évolutions propres au secteur d'activité de son client (convention collective, accord d’entreprise…) ainsi que ses spécificités (en matière de congés, RTT, avantages en nature par exemple...).
Toujours selon le niveau de délégation qu'elle a avec son prestataire, il ne faut pas oublier que l’entreprise cliente reste le premier contact avec ses salariés ou les organismes sociaux en cas d’erreurs sur le bulletin, et doit alors interagir rapidement avec ses partenaires afin de corriger au plus vite les erreurs. Travailler avec une société extérieure peut, dans ce type de cas, rendre un retour du service paie plus lent que s'il était en interne. C'est aussi pour cette raison que le choix du prestataire externe doit être bien étudié et fait avec soin : la réussite de l'externalisation se base avant tout sur la qualité du service fourni par le prestataire.

Perte des compétences et dépendance à une société extérieure

L'un des inconvénients majeurs de l'externalisation de la paie reste la perte de maîtrise et compétences liées à cette fonction. En effet, quand les compétences se situent au sein d'une entreprise, leur pérennité demeure assurée à plus long terme en gardant une complète maîtrise dans le domaine concerné. 
Être dépendant d’une structure externalisée peut devenir, en cas de perte de contrôle, une difficulté majeure dans le cas où le prestataire peut passer en priorité d’autres clients et donc imposer des temps de traitement qui ne correspondent pas ou plus à ses besoins. Au vu de l'importance de la sensibilité de cette activité, il est donc nécessaire encore une fois de bien choisir son prestataire.

La rentabilité dépend fortement du nombre de collaborateurs de l'entreprise

La rentabilité de l’externalisation de la paie diminue selon le nombre de salariés de l’entreprise cliente. Il reste essentiel d'évaluer si le choix de l'externalisation reste intéressant par rapport à des recrutements en interne.

Alors faut-il aller vers l'externalisation ?

Même si l'externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour les entreprises, le bon choix va en réalité dépendre de ses caractéristiques, du prestataire choisi et du niveau de délégation mis en place avec la société extérieure. Il n’y a pas de réponse générale à la question de savoir s'il faut déléguer la gestion de sa paie ou non. Il faut néanmoins retenir qu’il existe des solutions personnalisées à étudier en fonction de l'effectif, du budget et de la complexité de la paie de l’entreprise.