Comment l’agilité a aidé les équipes dans la conduite de leurs projets pendant la pandémie de covid-19

Ce contexte, marqué par une évolution presque quotidienne de la situation sanitaire accompagnée par des mesures gouvernementales changeantes, peut être qualifié de contexte VUCA, acronyme désignant, en anglais, un environnement volatil, incertain, complexe et ambigu.

La crise sanitaire a également profondément bouleversé nos habitudes de consommation. Face aux restrictions, confinement et couvre-feux, les entreprises ont dû s’adapter aux nouveaux besoins de leurs consommateurs. Ces nouveaux besoins se sont traduits par une nécessité accrue de digitalisation : 55% des interactions entre les entreprises et leurs clients en Europe se font désormais via des moyens digitaux. La pandémie aurait accéléré de 7 ans la digitalisation des produits et services des entreprises en Europe et de 10 ans en Asie.

Nous assistons également à un bouleversement de notre manière de travailler. Quand le virus est apparu, 88% des entreprises dans le monde ont été contraintes par les gouvernements d’implémenter le travail à distance. Du fait de cette transition brutale au télétravail, il est apparu évident que poursuivre son travail avec le même niveau d’efficacité qu’auparavant sera difficile, voire impossible. Dans cet article, nous allons voir comment l’agilité a pu aider les équipes dans leurs projets pendant cette période.

Les limites de la méthode Cycle en V dans un contexte VUCA

Avant d’aborder les atouts de la méthode agile en cette période de covid-19, commençons par nous intéresser à la méthode dite Cycle en V, qui a été la méthodologie dominante pour le développement logiciel avant l’arrivée du Manifeste Agile en 2001. La méthode Cycle en V est régie par trois principes : la faible participation du client lors du projet, une documentation très nombreuse et détaillée afin de fixer à l’avance le travail à réaliser, et l’organisation du travail en séquences, où chaque étape doit être complètement terminée avant d’enclencher la deuxième.

Du fait de ces trois principes, qui engendrent un risque d’effet tunnel et qui font barrière à la flexibilité des projets, la méthode Cycle en V n'apparaît pas adaptée dans une période d’incertitude au contexte changeant qui nécessite de changer régulièrement de direction, de prendre des décisions rapidement et d’être flexible.

Les avantages de l’agilité dans le contexte de la pandémie

À l’inverse, l’agilité propose de construire des solutions par itérations, de communiquer clairement et continuellement, et de travailler avec son client afin de collecter ses retours et pouvoir adapter la solution en conséquence. Ce fonctionnement donne aux équipes les clés pour s’adapter à un environnement complexe et réagir rapidement aux imprévus.

Les entreprises qui étaient matures dans leur conduite de l’agilité et qui intégraient déjà l’agilité dans leurs processus avant la pandémie sont celles qui s’en sont le mieux sorties. Les départements qui travaillaient déjà complètement en agile ont bien mieux géré l’impact de la pandémie sur la motivation des employés, la performance de l’entreprise et la satisfaction client.

Pour comprendre ce qui confère un tel avantage aux entreprises agiles, intéressons-nous à la méthode et à l’état d’esprit agile.

Accepter le changement et s’adapter

Tout d’abord, l’agilité en tant que méthode, ou framework, a été bénéfique. Pour faire face à un tel contexte, les entreprises ont dû prendre des décisions bien plus rapidement qu’auparavant. L’agilité est pertinente à ce titre, car elle recommande de travailler avec des cycles de décisions courts et permet aux membres de l’équipe de prendre des décisions importantes selon leur expertise, sans être freinés par une validation de la hiérarchie, afin d’accélérer le processus de décision.

Ensuite, l’état d’esprit agile a également joué un rôle important et a permis aux équipes déjà agiles de mieux s’en sortir. En effet, les personnes agiles sont capables d’accueillir favorablement le changement et sont prêtes à pivoter rapidement en fonction des nouvelles priorités et de la valeur. De plus, les membres d’équipes agiles travaillent en vue d’une amélioration continue permise par le système de livraison par itération. Toutes ces caractéristiques sont autant de qualités qui ont permis aux équipes de gagner beaucoup de temps dans des situations urgentes.

Favoriser les interactions et la transparence

Les principes de collaboration et de communication sont très prégnants en agilité et constituent un avantage de taille dans un contexte de travail à distance. Les cérémonies agiles, par exemple, sont un véritable atout pour les équipes en télétravail car elles permettent de se synchroniser chaque jour et de maintenir un haut niveau de communication et de transparence. De plus, en cette période difficile marquée par l’isolement, il était impératif pour le moral des équipes de maintenir un lien social et ces cérémonies ont été autant d’occasions d’échanger.

Les outils digitaux : des alliés indispensables au télétravail 

Maintenir un fonctionnement agile en travaillant à distance n’aurait sans doute pas été possible sans l’aide de certains outils digitaux. Les cérémonies agiles reposent sur beaucoup de collaboration visuelle, les outils les plus utiles étaient des outils de collaboration visuelle. Par exemple, les cérémonies de Rétrospective ont pu être maintenues grâce à l’outil Klaxoon. Des outils de communication comme Teams ont également été très utiles pour maintenir des échanges rapides quotidiens, ainsi que des outils de priorisation des tâches tels que JIRA, qui reste le plus utilisé dans ce domaine.

Covid 19 : quel impact sur les pratiques agiles ? 

Le télétravail a également eu un impact sur les pratiques agiles en elles-mêmes. En effet, ces dernières ont dû être adaptées afin de convenir à un contexte de travail à distance.  

Certains meetings ont été rallongés, tels que les Daily Meetings qui sont dans certaines équipes passés par exemple de 15 à 30 minutes afin de laisser plus de temps pour la communication, moins aisée à distance. De manière générale, le télétravail a demandé plus de préparation en amont de la part des organisateurs de réunion, qui devaient s’assurer du bon fonctionnement des outils digitaux, d’une bonne connexion, et prévoir des solutions de rechange si nécessaire. De plus, l’agilité ayant été conçue pour des équipes travaillant dans le même espace, la distance a créé la nécessité d’envoyer plus d’e-mails, car les discussions en open space étaient désormais impossibles. Enfin, dans le but de maintenir le lien social, les cérémonies telles que les Rétrospectives ont par exemple pu commencer ou finir par un jeu pour renforcer la cohésion d’équipe. 

On l’aura compris, l’agilité est un framework qui s’est révélé très utile pour maintenir un haut niveau d’efficacité pendant la période complexe de la pandémie. Son efficacité repose sur deux piliers : l’état d’esprit agile d’une part, avec l’ouverture au changement, l’adaptabilité, l’esprit d’équipe, la communication et la transparence, et la méthode d’autre part, avec les cérémonies, le fonctionnement itératif et les outils, qui permettent de mettre en application les principes agiles. 

Cependant, on aurait tort de croire que l’agilité est la solution miracle au succès des projets, même en temps de pandémie. Premièrement, l’utilité que peut avoir le framework agile varie selon les spécificités et besoins de chaque projet et n’est pas automatiquement toujours la solution. Par exemple, dans le cas d’un projet dont les livrables sont déjà bien définis en avance et ne varieront pas, la méthode Cycle en V est plus efficace.  De plus, l’agilité, pour être réellement efficace, doit être bien appliquée, acceptée et même poussée par l’entreprise de haut en bas. Il faut qu’elle ait un sens, que les équipes comprennent ce qu’elles font et pourquoi. A ce titre, l’aide d’un coach agile peut se révéler très précieuse. Enfin, le principal et plus important facteur de succès pour un projet est bien l’expertise et les qualifications des membres de l’équipe en premier lieu. L’agilité doit donc être identifiée comme la bonne solution et doit être bien appliquée par des personnes qualifiées pour le projet pour être un facteur de succès.   

Sonia Charon, Consultante en Transformation Numérique