Du mode projet à la gestion d’application, comment réussir la transition ?

Ce dernier jalon marque la mise à disposition du nouveau système d’information auprès de ses utilisateurs finaux. Il s’agit d’une étape dans la transition entre le mode projet et le mode récurrent (ou RUN). En gestion d’application, la maintenance corrective ou évolutive constitue un nouvel enjeu. Cela implique un changement organisationnel par rapport au mode projet.

L’anticipation de la gestion applicative dès le mode projet : une bonne pratique à mettre en oeuvre

Sur le papier, le cycle projet précède donc la gestion d’application. Pourtant, les contraintes spécifiques au mode RUN nécessitent une transition progressive, dès la phase projet. Le passage en production du système implique la mise en place d’un plan de transition, pour sécuriser la bascule du mode projet à la gestion d’application.

Pour assurer une meilleure transition entre ces deux phases, la démarche de mise en conditions opérationnelles s’anticipe dès la phase projet.

Assurer la transition entre les équipes projet et le dispositif cible

Avec la mise en production, l’application sort du cadre huit clos pour être à la portée de tous les utilisateurs finaux. L’organisation, les processus et les workflows doivent être repensés pour intégrer les utilisateurs dans leur fonctionnement. Après la construction de l’outil, les équipes en charge de la gestion applicative assurent la maintenance évolutive et corrective. Les tâches sont donc concentrées sur l’exploitation courante de l’outil.

Ces deux nouveaux enjeux impliquent des changements organisationnels :

• aux chefs de projet succèdent les responsables d’application
• aux équipes de développement projet succèdent les équipes de TMA (Tierce Maintenance Applicative)
• aux équipes de recette qui testent l’outil succèdent les utilisateurs finaux qui en font usage.

Avec cette nouvelle organisation, les objectifs de performance et les processus doivent être redéfinis.

Afin d’apprendre de l’expérience des acteurs projet, un plan de transition facilite la mise en oeuvre de la gestion d’application. Sur la base de l’analyse de l’existant ; le plan de transition Projet / Récurrent fait l’objet d’une définition concertée entre les parties prenantes.

Cette transition entre les équipes projet et le dispositif cible est donc à assurer dès le mode projet.

Définir des engagements de service réalistes

Les exigences qualité sont de fait plus élevées qu’en mode projet puisque les utilisateurs sont directement impactés par les dysfonctionnements applicatifs.

L’usage de l’application par les utilisateurs implique la mise en place de niveaux de service. Des SLA (Service Level Agreement) sont définis pour formaliser les niveaux de qualité de service entre l’équipe de gestion applicative et les utilisateurs.

Le contrat de service implique un engagement en termes de moyens et de résultats de la part de l’équipe RUN.

La définition de la qualité de service (et d’éventuelles pénalités) permettra la consolidation d’un contrat de service réaliste, sur lequel l’équipe en charge de la gestion d’application pourra s’engager.

Préparer et former les utilisateurs au nouveau système

La mise en place d’un nouveau système auprès de ses utilisateurs finaux implique l’apprentissage d’un nouvel outil. C’est pourquoi, des formations ou des séances de démonstration facilitent l’appropriation de l’outil par ses prochains utilisateurs.

Cette démarche d’accompagnement doit être mise en place dès la phase projet.

Par exemple, des outils collaboratifs (Yammer, SeeMy ou autre Réseau Social d’Entreprise, etc..) peuvent être mis à disposition pour créer des communautés d’expertise. Ces communautés permettent de communiquer sur le projet et de diffuser de bonnes pratiques d’usage.

Cette phase d’accompagnement constitue un facteur clé de succès dans la transition du projet vers la gestion d’application et ne rendra la nouvelle application que plus pérenne !