Définir la gouvernance d’un projet : une approche sur mesure pour un pilotage efficient

Qu’entend-on par gouvernance ?

Le terme gouvernance renvoie aux actions de « gouverner », de « diriger » ou encore de « piloter ».

Au sein d’ une structure donnée, définir une gouvernance implique de décrire le mode de management et le cadre organisationnel à instaurer. L’objectif étant d’identifier clairement les rôles et les responsabilités des acteurs de manière à assurer le bon déroulement, la continuité et la pérennité des activités.

Au niveau des projets lancés au sein de la structure, la gouvernance englobe principalement les sujets inhérents aux activités de pilotage et à la comitologie des projets (modalité de création/modification des comités, mandats et participants, fonctionnement des secrétariats, articulation entre les instances, instrumentalisation de l’activité, etc).

Autrement dit, on cherche à résoudre à travers la notion de gouvernance l’éternelle problématique de la circulation efficace de l’information et de la prise de décisions au sein d’un projet.

Une gouvernance efficiente doit donc permettre aux chefs de projet une remontée rapide des alertes et des besoins d’arbitrage et aux décideurs une prise de décision aisée sur la base d’informations claires, fiables, exhaustives et régulières.

Quels sont les facteurs clés pour définir une gouvernance efficace ?

Une des premières questions à se poser au démarrage d’un nouveau projet est d’en définir la gouvernance. Déterminer au plus tôt la gouvernance d’un projet est structurant pour son bon déroulement. En effet, la réussite d’un projet ne se résume pas à la fourniture d’une solution répondant au besoin mais intègre également le respect du cadre initialement délimité en termes de délais, de coûts et de qualité ce qui nécessite un suivi fin et régulier.

La question qui se pose est la suivante : existe-il une approche standard ? Un modèle de gouvernance et une comitologie type ? La réponse est non.

Le rôle des conducteurs d’opération et des chefs de projets est justement de trouver la solution sur-mesure.

Par ailleurs, la gouvernance retenue pour le projet peut être amenée à évoluer. Elle doit être réalignée lorsque cela s’avère nécessaire.

Définir une gouvernance s’inscrit donc dans un cycle d’amélioration continue.

Quels sont donc les facteurs clés de succès ?

Se poser les bonnes questions

• Quels sont les contraintes propres au projet et aux différents acteurs ?
• Quels sont les sujets à couvrir ? Qui sont les décideurs ? Quelles décisions devront être prises ? A quel rythme ?
• Quels sont les niveaux de pilotage à identifier ? Quel est le mode de fonctionnement des comités ? Quels sont les entrants et les productions ? Quels participants ? A quelles fréquences ?
• Comment superviser la comitologie ? Combien d’ETP sont sollicités ? Comment optimiser la participation des acteurs et simplifier les circuits de prise de décisions ?

La gouvernance, une problématique d’adhésion

Bien que la définition de la gouvernance relève de la responsabilité du chef de projet, il est indispensable d’y associer l’ensemble des acteurs. En effet, cela permet de :

• Confronter le modèle à la réalité ;
• Tenir compte des contraintes propres à chacun ;
• S’assurer que les rôles et les responsabilités sont clairement définis ;
• Créer une émulation et favoriser l’implication et la participation active des acteurs.

L’appui d’un sponsor

Le support de la démarche de définition et de mise en œuvre de la gouvernance par un sponsor permet de renforcer l’implication des acteurs ainsi qu’une prise de décision rapide. Il s’agit donc d’un véritable facteur de succès.

Cela dit, il convient de garder à l’esprit que le sponsor ne doit pas constituer un point d’entée unique et que la gouvernance est un sujet à traiter de manière collective et participative.