Quelle différence entre un PMO et un chef de projet ?

Ainsi de nombreux projets et programmes, de toute envergure, ont été réalisés et une multitude d’autres verront le jour.  Pour les mener à bien et atteindre les objectifs, il est fondamental de faire appel à des ressources capables de superviser, contrôler et d’accompagner l’ensemble.  De ce fait les chefs de projet ainsi que les PMO font partie du top 5 des postes les plus recherchés dans le secteur du numérique car parties prenantes majeures de ces évolutions. Néanmoins, il est fréquent qu’on ne sache pas faire la distinction entre les responsabilités et rôles d'un chef de projet et ceux d'un PMO. Mais alors, quelles sont les explications de ces amalgames, et en quoi ces métiers sont-ils distincts ?

Quels sont les rôles et les responsabilités d’un chef de projet ?

Le chef de projet est la personne qui organise et conduit les différentes phases du projet, depuis la traduction des besoins utilisateur en spécifications, jusqu’à la recette utilisateur/mise en production. Dès lors que les cadrages projet, budgétaire et calendaire sont définis, le chef de projet entre en action pour monitorer et s’assurer que chacune des phases se déroule convenablement auprès des équipes, et restitue l’avancée à la direction de projet.
En pratique, les rôles du chef de projet sont divers. En effet, au-delà d’être garant du cahier des charges et de la feuille de route, il exécute de nombreuses tâches que nous pouvons décliner en 3 axes fondateurs : 

• Il est de son devoir d’optimiser la répartition des ressources du projet, que ce soit en termes de matériel (outils projets, environnements techniques, etc.) ou d'humain (formations & coaching, planifications, responsabilités, etc.)
• Il est garant de la bonne communication entre les parties prenantes du projet : être à l’écoute des différents niveaux hiérarchiques, organiser des ateliers/comités d’échanges, savoir communiquer les bons messages et rapporter de manière récurrente les avancées structurantes du projet au management et les opérationnels
• Il est chargé de monitorer les fonctionnalités livrées, la qualité et la rentabilité du projet. En effet, l’optimisation des coûts, les négociations commerciales et la contractualisation font souvent partie du scope d’intervention du chef de projet.

Qu’en est-il du rôle et des responsabilités d’un PMO/d’une cellule PMO ?

Un PMO est un individu (Project Management Officer), ou une unité organisationnelle permanente Project Management Office), qui est responsable de gérer une pluralité de projets, pour une entreprise ou un département.

Le PMO, généralement expert en chefferie de projet, accompagne et oriente les chefs de projets en matière de méthodologie et de processus afin de s’assurer de l’avancement efficace des projets, du respect des budgets et des délais.

Il est souvent positionné au plus haut niveau de l’échelle hiérarchique afin de permettre aux parties prenantes décisionnaires (Directions de Programme ou Sponsors) d’obtenir des informations fiables et consolidées. Dans l’autre sens, cela permet de s’assurer que la stratégie de l’entreprise et les décisions clés sont bien communiquées de manière transversale à l’ensemble des opérationnels. Le rôle de PMO varie en fonction des entreprises, projets et/ou services. Voici les éléments qui sont communs :

• Il est responsable des budgets et des ressources alloués aux divers projets. Il doit s'assurer que les ressources correspondent bien aux besoins déterminés, s'assurer qu'elles soient bien réparties et qu'elles répondront aux attentes afin d'atteindre les objectifs fixés. Il doit superviser et analyser la consommation Jour/Homme des ressources pour respecter les budgets attribués. Cela lui permettra, si besoin, de challenger budgétairement certains chefs de projet mais également d'arbitrer en cas de nécessité.
• En tant que facilitateur, il doit veiller à tenir à jour en temps réel une bonne vue d’ensemble de tous les projets constituant le portefeuille. Ceci afin de pouvoir reporter aux bonnes parties prenantes lorsqu’elles en ont besoin et ce, à différents niveaux hiérarchiques. Pour ce faire il produira des reportings réguliers et personnalisés suivant la logique Qualité/Coûts/Délais/Risques et il réalisera une comitologie adaptée tout au long du programme pour le délivrer dans les temps.
• Il doit être garant de la méthodologie, des bonnes pratiques et des processus : il doit choisir et adapter les méthodologies en fonction des spécificités mais aussi de l'avancée des projets. Il doit choisir et/ou développer les bons outils de gestion projets. Il a la tâche fondamentale de conseiller les chefs de projets à travers des conseils stratégiques et politiques ainsi que des propositions d’amélioration de processus via l'usage de bonnes pratiques.
• De par son positionnement et son rôle dans la priorisation projet, un PMO peut également avoir un rôle plus tactique, diplomatique et stratégique afin de veiller à ce que les objectifs de l’entreprise soient bien retranscrits sur l’ensemble des strates programme.

Quels sont les éléments de différenciation entre les deux métiers ?

L’une des premières origines de cet amalgame provient des termes anglophones employés pour qualifier ces deux métiers, Project Manager pour chef de projet et Project Management Officer pour PMO dont l’on a gardé l’acronyme en français. Afin de délivrer un projet/programme en temps et en heure tout en respectant les objectifs des sponsors, il est essentiel d’effectuer une bonne répartition des tâches et des fonctions entre les chefs de projet et le(s) PMO. 

Il est important de souligner que ces deux métiers ne travaillent ni sur la même strate ni sur le même scope, ainsi il n’y a pas de lien directement hiérarchique entre les deux postes. Malgré cet état de fait, le PMO aura en général un positionnement “overview” avec un travail de supervision et de contrôle sur l'avancée du portefeuille projet, la gestion budgétaire et sur l’allocation des ressources. Le PMO est ainsi présent pour soutenir et conseiller le chef de projet afin qu’il puisse se focaliser sur la partie opérationnelle.

Une autre différence notable réside dans le concept de temps : en effet, un chef de projet mènera plus facilement un projet sur du court terme (entre quelques semaines et quelques mois) alors qu’un PMO est idéalement positionné pour superviser un portefeuille projet sur plusieurs années.

L’aspect stratégique pour le PMO, et notamment les notions de comitologie et de reportings/tableaux de bord dédiés aux différents comités et gouvernances sont bien plus poussées et différenciées car ce sont des outils d’aide à la prise de décisions proposés aux différents sponsors.

Chef de projet et PMO : une complémentarité certaine

Dans un monde qui évolue perpétuellement et de plus en plus vite, les entreprises ont l’obligation de s’adapter continuellement afin de rester compétitives. Les évolutions technologiques, techniques et sociétales ont une importance croissante sur la façon d’aborder et de gérer les projets et programmes. 

Selon le “Standish Group”, plus le projet est volumineux, plus il s’étale dans le temps, plus il est complexe, et moins il a de chances d’aboutir.

Par conséquent, et bien que le chef de projet et le PMO soient des fonctions différentes, ils sont nécessaires et complémentaires pour mener à bien un ensemble de projets/programmes de grande ampleur. En effet, l’association de ces deux typologies de métiers grâce à la synergie de leurs compétences présente de nombreux avantages et est garante de succès.