Le Capacity Planning, quels enjeux pour les Directions des Systèmes d’Information ?

Un outil de prévision devenu indispensable pour les DSI…

Des bénéfices de la mise en place d’une gestion de la capacité, le DSI tire en premier l’avantage de disposer d’indicateurs lui permettant d’obtenir une vision globale :

• De l’ensemble des activités gérées par le SI (ou tout du moins celles pour lesquels le SI est partie prenante), c’est-à-dire le stock d’en-cours à faire,
• De l’ensemble des ressources humaines à disposition et de leur taux d’occupation, c’est-à-dire la capacité à faire.

L’ensemble de ces indicateurs peuvent être obtenus à la maille souhaitée et ventilés :

• Par organisations (départements, directions, services, etc.) et clients
• Par profils (chef de projet, gestionnaire d’application, expert sécurité, architecte, etc.)
• Par compétences
• Etc.

Le tableau de bord qui en résulte fournit au DSI l’ensemble des éléments nécessaires pour s’assurer du bon calibrage des ressources, identifier ou prévoir un pic de charge et ainsi anticiper d’éventuels problèmes opérationnels. Cela lui permet d’affecter les ressources aux activités jugées prioritaires par le schéma directeur du SI ou encore de fournir des inputs précieux pour gérer la politique de recrutement par exemple.

Enfin dans l’hypothèse de situations de sous-charge, cela peut permettre de procéder à des réorganisations de manière à optimiser les ressources internes et/ou rationaliser les ressources externes.

…nécessitant de nouveaux processus et un outillage adéquat…

La mise à disposition de l’ensemble de ces indicateurs de pilotage n’est pas sans conséquence sur les organisations et peut s’avérer onéreux.

D’abord cela signifie que la DSI dispose d’un outil référençant l’ensemble des projets et/ou des activités sur lesquels les équipes IT interviennent. Cela implique ensuite que l’ensemble des pilotes d’activités (chefs de projet, chefs d’application ou PMO) planifient dans le temps l’ensemble des activités et des tâches de manière exhaustives et y affectent des ressources. Enfin, il faudra que ces dernières saisissent de manière régulière le « réalisé » c’est-à-dire le temps passé sur chacune de ces tâches, au jour le jour.

Ainsi, outre le coût de l’implémentation d’un outil de suivi des activités, des ressources et des temps (de type PPM ou ITSM), les collaborateurs (internes ou externes) devront passer un certain moment (certes mineur mais non négligeable) à saisir leurs charges. Par ailleurs, des appuis de gestion devront s’assurer ensuite de la cohérence de ces données et générer les tableaux de bord.

… dont les impacts culturels ne sont pas négligeables

Véritable révolution culturelle dans certaines organisations, la planification des tâches et la saisie des temps obligent l’ensemble des collaborateurs à une totale transparence sur leurs activités au quotidien. La mise en place de ce type de processus peut alors être perçue comme une volonté de contrôler davantage la productivité effective des collaborateurs et de challenger d’autant plus le temps passé sur telles ou telles activités.

La clé de la réussite de ce projet passe par l’élaboration d’une véritable stratégie d’accompagnement du changement afin de :

• Faire partager les enjeux du Capacity Planning évoqué plus haut aux collaborateurs et participer in fine à la réalisation efficace du projet d’entreprise ;
• Voir le verre à moitié et plein et non pas à moitié vide : la gestion des temps permettra ainsi aux collaborateurs de mieux valoriser l’ensemble de leurs activités et éventuellement plus facilement justifier une surcharge de travail