RPA: Une nouvelle jeunesse pour vos applications vieillissantes ?

La RPA, pour quoi, pour qui ?

Dans de nombreuses organisations, il existe des applications historiques mises en place par la génération précédente, du temps ou les smartphones et autres objets connectés n’étaient pas concevables. Dans un monde où une décennie peut voir se succéder plusieurs changements majeurs, les organisations sont forcées d’évoluer en s’équipant de nouveaux outils. Mais les applications historiques, du fait de leur complexité, restent inchangées. Ces applications qui avec le temps voient se succéder les collaborateurs, ont jadis été achetées standard et principalement faites pour être utilisées via une interface graphique. Elles n’ont donc jamais proposé d’interface de programmation, aussi appelées API. On se retrouve alors dans l’impossibilité de venir y brancher de nouveaux outils et les utilisateurs doivent procéder manuellement au transfert des données de ces anciennes solutions vers les outils plus récents.

 
C’est dans ce cas de figure que la RPA intervient. Lorsqu’il est impossible de se brancher directement à une application via une API, on va créer un robot qui va interagir avec les éléments graphiques à l’image d’un humain. Les solutions de RPA proposent des outils qui permettent à ces robots de reconnaître des éléments sur un écran, d’en extraire des informations, d’exécuter calculs et règles de gestion ou encore d’effectuer des actions. De cette manière, il est possible d’automatiser des interactions entre tous types d’applications.

Identifier les processus éligibles

Nous venons de voir qu’il est théoriquement possible de tout automatiser, mais dans la pratique, il n’en est rien. Le choix des processus est crucial pour le bon déroulement d’un projet RPA. Pour maximiser les chances de réussite et garantir un bon retour sur investissement, les processus doivent être impactants, simples, stables, définis et non intégrables programmatiquement.

Les gains d’une automatisation sont étroitement liés à la place qu’occupe un processus dans l’organisation. Plus celui-ci est chronophage et répétitif, plus le retour sur investissement sera important. La mise en place de solutions RPA implique une compréhension détaillée de chaque étape constituant un processus (applications, règles, clics, etc.). Lorsqu’on demande aux utilisateurs d’expliquer un processus de bout en bout, il est fréquent que certaines étapes soient omises. Il est donc nécessaire d’accompagner les équipes dans le découpage de leurs processus en actions élémentaires. Le temps nécessaire pour réaliser ce découpage est proportionnel à la complexité de chaque processus, c’est donc un facteur important à considérer avant de se lancer.

Les solutions de RPA se basent sur la reconnaissance graphique et sont fortement impactées lorsque les applications métiers sont modifiées. Les processus éprouvés utilisant des applications stables sont par conséquent de meilleurs candidats pour l’automatisation. La structure des données est également un facteur déterminant. Les solutions de RPA sont performantes pour traiter des données structurées et suivre des règles précisément définies. En revanche, les robots sont beaucoup moins bons pour traiter des données non structurées (documents, images, audio, etc.) ou effectuer des choix reposant sur des jugements de valeurs. Même si les technologies d’IA évoluent, il est actuellement compliqué d’automatiser ces actions à grande échelle.

Pour finir, il est important de comprendre que la RPA se base sur des technologies de reconnaissance graphique qui ne sont pas infaillibles. Si les applications sont dotées d’API ou d’autres flux de données intégrés, il sera toujours préférable d’utiliser ces derniers plutôt que des solutions de RPA.

En conclusion, la RPA est une technologie qu’il est important de prendre en compte lorsque le besoin de moderniser les applications historiques se fait sentir. Fort de beaucoup d’avantages tant sur les gains opérationnels que sur la simplicité de mise en place, la RPA a déjà conquis de nombreuses entreprises. Pour mettre toutes les chances de son côté, il est cependant primordial d’identifier les processus éligibles et de sélectionner les fournisseurs de solutions adaptés aux contraintes de chaque projet.