Les innovations technologiques au service de la performance achat

Ces problématiques ont fait émerger des innovations technologiques autour de la robotisation et de l'intelligence artificielle (IA) qui sont de plus en plus présentes dans les solutions achats et mises à profit pour améliorer leurs performances. L’IA, lorsqu'elle est couplée à l’automatisation robotisée des processus (RPA), permet de répondre à des besoins d’application rapide de procédures à complexités variables. Ces solutions accompagnent également les acteurs dans leurs activités de veille, d’extraction et d’analyse de données relatives aux fournisseurs, dépenses et contrats.

Comment mesurer la performance achat d’une entreprise ?

Avant de mesurer la performance, il est important de la définir. Cet indicateur est le reflet de la maturité et de l’efficience du processus achat d’une entreprise par rapport à sa capacité volumétrique mais également à sa conformité face aux réglementations sociétales et/ou politiques des achats internes. Cette performance s’évalue grâce à plusieurs critères qui sont : 

La plénitude des processus achats

Il s’agit de définir le niveau de profondeur auquel une entreprise est en mesure de modéliser et formaliser la cartographie de son processus achat de bout en bout. Au-delà de ça, c’est également sa capacité de centraliser ses procédures et règles de gestion associées autour d'outils collaboratifs.

L'imbrication des acteurs

D’un point de vue organisationnel, il est également important d’observer la structure de la Direction Achat d’une entreprise. Pour une entreprise dont la stratégie d’achat est peu mature, les départements achats mènent souvent des activités disparates sans implication avec la stratégie globale. Plus une entreprise souhaite améliorer ses performances achats, plus elle intégrera un travail  collaboratif entre des acteurs internes mais aussi externes à son organisation dans une stratégie globale d’entreprise pour optimiser des résultats notamment financiers.

Le niveau de robotisation

Le niveau d’automatisation des processus de l’entreprise traduit son positionnement sur sa transition digitale. Une entreprise performante aura su identifier ses perspectives d'automatisation des processus et utiliser le bon niveau de robotisation pour couvrir avec pertinence ses besoins.

Quel niveau d’automatisation et pour quel besoin ?

Une fois son indicateur de performance évalué, tout l’enjeu pour l’entreprise est de mettre en regard de sa maturité achat et des complexités technologiques de mise en œuvre, l’innovation la plus adéquate.

Une automatisation élémentaire et simple. 

Le premier pas pour une entreprise est de pouvoir automatiser avec rapidité et efficacité ses tâches simples régies par des données prédéfinies et formatées et des règles standardisées. Le premier niveau d’automatisation, à savoir la RPA couvre parfaitement un tel besoin. 

Cas d’usage : 

• Automatiser la création de facture et de litige dans un ERP 
• Affecter un valideur à une facture via un workflow 
• Une automatisation de processus plus complexe

Ces processus correspondent à des cas d'usages autour de données peu voir non structurées. Dans ces circonstances, la RPA est limitée et doit être associée à de l’intelligence artificielle. L’objectif est de pouvoir analyser et comprendre le processus déroulé par les actions humaines.

Cas d’usage : 

• Anticiper les remises rfa au lieu de les calculer à posteriori des dépenses en préconisant un contrat ou un fournisseur à l’acheteur.
• Effectuer une analyse et veille commerciale sur base d’un cahier des charges pour proposer à un acheteur la liste des fournisseurs les plus pertinents.

Une automatisation régie par l’IA

Si l’on souhaite pousser les cas d’usage à de l'analyse prédictive et générer des hypothèses cognitives complexes, le seul levier est l'intelligence artificielle. Un tel niveau de robotisation permet de réduire la marge d’erreur humaine sans pour autant l’exclure des phases de décision.

Cas d’usage :

• Détecter les éléments importants de la réglementation interne achat de l’entreprise et les réconcilier avec les documents de la chaîne achat pour s’assurer de la bonne application de la politique et lancer les actions correctives en cas de besoin.
• Assister l'acheteur dans ses tâches de négociation en lui laissant l'appréciation d’assigner au robot les négociations chronophages et non stratégiques et de garder les plus stratégiques et complexes.

Quels apports pour l’entreprise ?

Ces nouvelles technologies déchargent le département achat d'activité fastidieuses et sans plus-value et créent donc de la valeur. De cette façon, les entreprises peuvent augmenter la productivité de leurs fonctions achats, réduire les coûts directs et ainsi augmenter la marge.

Cette valeur ajoutée associée à une amélioration de l’expérience utilisateur dans l’utilisation des systèmes d’information achat impacte également l’épanouissement des employés qui sont plus heureux dans leurs activités du quotidien.

Ces innovations technologiques sont un levier de performance et d'efficience pour l’entreprise en permettant l’automatisation de tâches jusqu'alors fastidieuses tout en respectant les règles de conformité internes (politique achat) , externes (obligations légales, gouvernementales et environnementales) et également une conformité vis-à-vis des conditions contractuelles avec les fournisseurs.

Malgré les gains avérés, certaines entreprises et directions Achats restent réticentes car ils appréhendent ces nouvelles technologies notamment pour deux raisons majeures. Tout d’abord, on dénote un manque de sensibilisation aux enjeux de l’innovation en stratégie interne d'entreprise. Ensuite, l’absence de culture collaborative est un frein à l'intégration et la mise en place de ces innovations qui nécessitent une importante coopération entre les différents acteurs.