Enjeux de la digitalisation P2P

Dans ce contexte, la digitalisation du P2P s’impose comme une transformation incontournable. Cet article explore les enjeux, les bénéfices et les défis de cette digitalisation.

Les objectifs de la digitalisation du P2P

La digitalisation du processus P2P vise à utiliser les technologies du marché pour

• Automatiser les tâches répétitives
• Améliorer la visibilité sur l’ensemble des étapes P2P
• Renforcer la conformité réglementaire et interne
• Fluidifier la collaboration entre les différentes parties prenantes 

En automatisant les opérations manuelles telles que la recherche de fournisseurs, la génération des bons de commande, la réception et le traitement des factures ou encore les relances fournisseurs, les entreprises réduisent les erreurs humaines et les délais. Cette automatisation permet également de générer les numéros de commande (PO) et d’assurer un suivi rigoureux des engagements.

La digitalisation offre une vision centralisée, claire et en temps réel de toutes les étapes du cycle achat-paiement. Elle permet une gestion plus efficace des ressources, une meilleure anticipation des engagements financiers, une visibilité accrue sur la performance et les risques fournisseurs, ainsi qu’un respect renforcé des délais de paiement imposés par la loi. Elle contribue également à garantir la conformité avec les réglementations en vigueur, telles que  la loi SAPIN II, en assurant une gouvernance rigoureuse, une séparation des tâches et une chaîne d’approvisionnement éthique et durable.

La collaboration entre les services achats, finance et fournisseurs est également optimisée. En brisant les silos organisationnels, la digitalisation facilite les échanges, centralise l’information et permet à tous les acteurs d’accéder à une base commune de données. Des outils comme Ivalua offrent même des portails fournisseurs permettant à ces derniers de consulter les engagements, les bons de commande, les réceptions et les factures, renforçant ainsi la transparence et la fluidité des interactions.

Les enjeux stratégiques

Sur le plan stratégique, la digitalisation du P2P permet de gagner en productivité, de réduire les coûts et d'améliorer le pilotage à temps réel.

Le traitement des factures, par exemple, peut passer de 15 jours en mode manuel à moins de 3 jours en mode digitalisé, avec un coût réduit de 19 € à moins de 3 € par facture selon Itesoft. Chez mc2i, nous avons mis en place chez un de nos clients dans le secteur de l’énergie, un outil qui permet de contrôler automatiquement les informations générales d’un fournisseur et la saisie de ces informations dont les données bancaires sur l’ERP. Le gain opérationnel variait entre 2-2,5 donc les opérationnels dégageaient plus de temps pour se focaliser sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avoir un système connecté, transparent et pilotable permet de visualiser et analyser les indicateurs clés à temps réel. Comme par exemple

• Jaggaer permet d’analyser les données relatives aux achats et à la conformité à l’ensemble des utilisateurs internes
• Corcentric apporte de la visibilité sur les DA à approuver à temps réel et donne la possibilité d’approuver via ce tableau de bord
• Proactis met en évidence les factures à approuver.

Les outils du marché comme SAP Ariba, Coupa, Ivalua, … présentent aussi des indicateurs clés de performances pour un pilotage pointus dans le but de détecter rapidement les écarts et faciliter la prise de décision éclairée.

Les défis à surmonter

La digitalisation P2P rencontre des défis à surmonter comme

• la résistance au changement
• son intégration sur les systèmes existant
• la sécurité des données
• la qualité et l’intégrité des données

La transformation P2P implique un changement des pratiques, des rôles et des habitudes des parties prenantes.Elle découle souvent de la crainte de perdre le contrôle sur les processus, du manque de compréhension des bénéfices attendus ou de l’inquiétude quant à l’avenir des postes. Identifier ces freins et accompagner les utilisateurs dans l’adoption des nouveaux outils est essentiel pour assurer une transition fluide et acceptée.

En abordant ces enjeux de manière proactive, l’organisation peut favoriser une transition plus fluide et plus acceptée.

L’intégration aux systèmes existants constitue un autre défi de taille. Elle nécessite une compatibilité avec des environnements IT souvent complexes, composés d’ERP, de CRM et d’outils métiers variés. Une intégration mal maîtrisée peut entraîner des incohérences de données, des interruptions de service et des surcoûts. Il est donc crucial de cartographier les flux existants, d’impliquer les équipes IT et métiers dès la conception et de mettre en place une gouvernance des données rigoureuse.

Enfin, la sécurité et la qualité des données sont des enjeux fondamentaux. La digitalisation implique la gestion de volumes importants de données sensibles, dont l’intégrité et la confidentialité doivent être garanties à chaque étape du processus.

Perspectives d'avenir

En regardant vers l’avenir, les technologies émergentes comme l’intelligence artificielle, la blockchain et les systèmes prédictifs redéfinissent les contours du P2P.

D’après l’étude CNA x AgileBuyer sur les tendances et priorités achats 2025, l’IA est utilisée à 40% pour la rédaction des mails, étude de marché et la rédaction des cahier des charges.

L’usage de IA peut être utilisé à bon escient pour d’autres cas d’usage métier comme IVA, l’IA d’Ivalua permet de créer du contenu pour les sondages fournisseurs, créer et mettre à jour les fiches fournisseurs.
L’Assistant IA Coopa Navi propose un contrat intelligent pour analyser et extraire les données stratégiques, importer et archiver les contrats des tiers.

Ces innovations dessinent les contours d’un P2P plus agile, fiable et orienté vers la performance durable.

La digitalisation du P2P offre ainsi des bénéfices tangibles en matière de productivité, de réduction des coûts et de pilotage. Elle constitue une réponse stratégique aux exigences croissantes du marché et des régulations. Il est désormais essentiel pour les entreprises d’engager ou d’accélérer cette transformation pour rester compétitives, agiles et responsables. Comment pourrait-on accompagner nos clients dans le cadre d'une telle transformation ?