L'échange d'informations électroniques (EDI) le futur de l'achat ?

En automatisant les transactions papier, les entreprises peuvent gagner du temps et éliminer les erreurs humaines coûteuses liées au traitement manuel dans leurs relations commerciales.

L’intégration de l’EDI dans le processus Procure to pay (P2P) englobant la commande, l'achat, la réception, le paiement et la comptabilisation des biens et services, participe à la digitalisation de la fonction achat dans les entreprises.

Le fonctionnement de l’EDI

Pour que des documents commerciaux puissent être échangés grâce à un système EDI, plusieurs étapes doivent être respectées : 
 

1. La préparation des documents à envoyer
   Il convient en premier lieu de recueillir et organiser les données à transmettre. Le système met ainsi en place un fichier électronique regroupant les informations requises pour la création d’un document à partir de différentes sources de données.
    
2. La traduction des documents au format EDI
   Toutes les transactions EDI étant définies par les normes de message EDI, il faut convertir le document dans un format standard défini. Les données électroniques du document sont transférées vers un logiciel de traduction permettant la conversion du format des documents. Il existe plusieurs normes en fonction des usages et des secteurs. À titre d’exemple, EDIFACT est la norme adoptée comme standard par divers secteurs d’activité pour établir leurs factures électroniques. 
    
3. La transmission des documents EDI à un partenaire commercial
   À cet effet, plusieurs configurations ou moyens peuvent être utilisés :

• L’EDI direct à l’aide d’un protocole sécurisé, aussi appelée « Point-à-point »
• La connexion via un fournisseur de réseau EDI (Value Added Network)
• L’EDI au moyen du protocole HTTP et de la norme S/MINE grâce à l’Applicability statement 2 ( AS2)

L’EDI présente de multiples avantages pour la fonction achat.

Un cycle d'approvisionnement et de paiement (Procure to pay) sur papier implique de nombreuses étapes manuelles, qui peuvent prendre entre 7 et 10 jours en moyenne.

Un cycle P2P automatisé par EDI nécessite beaucoup moins d'intervention humaine, fonctionne de manière extrêmement efficace et est beaucoup moins sensible aux erreurs humaines. Le temps de traitement total est de 1 à 3 jours. 

Plus encore, dans le secteur des achats, l’EDI permet une homogénéisation de la data, un suivi plus transparent et une accélération dans le processus d’achat du produit.

Voici quelques-uns des avantages spécifiques de l'automatisation de l'EDI dans un cycle P2P :

• Traitement des commandes : L'envoi et la réception de commandes par EDI permettent de gagner du temps et de réduire les coûts en éliminant les erreurs de frappe et les coûts de retraitement associés à la ressaisie des données. L'EDI garantit que les partenaires commerciaux reçoivent directement leurs commandes sans erreur. Ce qui favorise des expériences clients positifs.
• Réapprovisionnement : L’EDI peut générer et envoyer automatiquement des commandes en utilisant des fonctions existantes dans les systèmes ERP comme que le Reorder point (ROP). Il s'agit d'un seuil prédéfini d'un article qu'une entreprise détient en stock, de sorte que, lorsque les quantités disponibles à la vente descendent en dessous de ce seuil, l'article doit être réapprovisionné. Ce réapprovisionnement automatique via EDI améliore l’efficience et la productivité au sein de l’entreprise.
• Audit et conformité : Lorsque toutes les commandes et factures sont électroniques, les transactions créent automatiquement une piste d'audit. Cela contribue à la conformité en garantissant une traçabilité précise et complète des paiements. La correspondance tripartite entre le bon de commande, l’Advanced shipment notification (ASN) et la facture permet d'effectuer les paiements aux fournisseurs de manière rapide et efficace.

L’EDI du futur pour les fonctions Achats et Supply Chain

Dans les chaînes d'approvisionnement futures, l'EDI s’appuiera sur les innovations telles que :

• L’Internet des objets (IoT) : pour incorporer des capteurs IoT à l'emballage des colis expédiés et liés à des messages EDI 214 réguliers afin d’améliorer la visibilité de l'état des colis en quasi-temps réel.
• La blockchain en tant que technologie sous-jacente des flux d'informations EDI pour les expéditions et réceptions, afin de partager les faits et contribuer à résoudre rapidement les contestations liées à la refacturation, voire à les éliminer.
• L’intelligence artificielle (IA) pour surveiller tous les événements et informations pertinents liés à un achat expédié et capable d'identifier un événement non conforme.

L’utilisation de l’EDI dans la digitalisation du cycle P2P permet notamment de :

• Réduire les coûts transactionnels
• Améliorer l’efficience et la productivité en réduisant le nombre d’erreurs et en optimisant la vitesse de traitement.
• Renforcer les relations commerciales grâce à une communication plus efficace entre chaque partie prenante.

Moins coûteux, plus efficace et facile à piloter, l’EDI s’appuiera dans le futur sur les technologies telles que l’IOT, la blockchain et l’IA pour accélérer le traitement des commandes, face à la complexité accrue des chaînes logistiques.