La GTA, au cœur de la performance RH en entreprise, mais pas seulement…

Comment définir la gestion des Temps et des Activités (GTA) ?

La gestion des Temps et des Activités peut se définir par l’ensemble des tâches visant à décrire, planifier, quantifier, le temps de travail, les absences et les activités des collaborateurs, et cela de manière digitalisée et automatisée.

Une solution SI GTA fait partie intégrante d’un écosystème SIRH et répond donc à des besoins opérationnels, mais aussi à des besoins stratégiques d’optimisation des Ressources Humaines.

La GTA est un domaine qui fait constamment face à des évolutions législatives (35 heures, annualisation, pénibilité, travail de nuit, télétravail, …). L’ensemble des contraintes légales, des opportunités offertes par la réglementation en vigueur et des accords d’entreprise offrent un vaste champ de possibilités.  En ajoutant les besoins et exigences des entreprises, la GTA est également un domaine avec une forte complexité sur fond d’enjeux économiques et sociaux importants. A ce titre, une solution SI GTA doit être en capacité de s’adapter à tous ces éléments de manière la plus automatisée possible. Pour assurer le calcul du temps de travail de tous les collaborateurs, une solution SI GTA doit pouvoir prendre en compte et gérer les horaires individualisés qui découlent de cette réglementation non figée. Les entreprises ont donc un réel intérêt à s’outiller d’une solution SI GTA s’ils souhaitent garantir une paie juste et en adéquation avec l’ensemble de ces contraintes légales.

Le périmètre fonctionnel d’une solution SI GTA varie considérablement d’une entreprise à l’autre, selon sa structure, son organisation, sa taille, ses spécificités... Plusieurs éditeurs du marché proposent des solutions SI GTA avec pour principaux modules à disposition :

• Gestion des temps de travail et absence pour améliorer le pilotage des temps de travail des équipes conformant à la réglementation en vigueur,
• Planification afin de rapprocher l’activité prévisionnelle et les moyens de productions nécessaires,
• Suivi des activités pour optimiser les coûts en ayant une visibilité sur les temps passés et des activités réalisées par chaque collaborateur,
• Gestion des plannings et reporting en fonction de la gestion des temps prévisionnelle et des activités de chaque collaborateur. Le but étant d’assurer l’activité et d’anticiper les besoins de votre entreprise,
• Badgeuse et contrôle d’accès pour améliorer le contrôle des temps de travail,
• Self-service (ou portail RH disponible sur ordinateur ou mobile) pour permettre aux collaborateurs de faire des demandes de congés, de suivre ses compteurs (acquisition des droits, prise, solde), de consulter son planning ou de modifier les informations de son dossier en toute autonomie.

Pourquoi la GTA est-elle maintenant digitale ?

L’essor des technologies numériques impactent l’ensemble des secteurs, des domaines ou métiers. En effet, cette dernière n’est pas uniquement numérique mais aussi sociétale. Valeur précieuse de toute entreprise, l’information voit son coût challengé grâce aux possibilités offertes par les nouvelles technologies bouleversant ainsi les entreprises, tant sur le plan organisationnel que sur les modes de travail. Cette transformation pousse les entreprises à impulser une expérience collaborateur la plus adéquate possible et en phase avec l’évolution rapide et continue des innovations qui nous entourent.

Pour répondre aux enjeux stratégiques et aux exigences de l’environnement économique, il est devenu primordial pour les entreprises de s’outiller d’un SI GTA. La digitalisation de la GTA s’inscrit complètement dans la transformation numérique des entreprises souhaitant gagner un avantage concurrentiel. Pour se faire, les entreprises engagent des projets afin de transformer leur système d’information (SI), c'est-à-dire en digitalisant et industrialisant leurs processus RH en gestion des Temps et des Activités.

Quels sont les apports d’une solution SI GTA ?

La solution SI GTA concerne tous les collaborateurs d’une entreprise et pas seulement le service RH. La digitalisation de la GTA doit s’adapter aux utilisateurs afin que ces derniers puissent bénéficier d’apports concrets, notamment au niveau :

• Entreprise :
  • Connaître l’activité des salariés et les coûts associés
  • Calculer et valider les conséquences du travail ou des absences sur la paie des salariés
  • Se conformer aux enjeux légaux et aux accords
• Direction RH :
  • Suivre les temps de travail pour attribution des droits aux différents salariés (congés, ticket-restaurant, …)
  • Avoir une vision des temps et des activités est fondamental pour la gestion de la paie des salariés
  • Diminuer les tâches administratives chronophages et à faible valeur-ajoutée
  • Recentrer la gestion des temps au plus près des équipes « terrain » (responsabiliser les managers)
  • Sécuriser la réalisation de la paie de chaque salarié à la fin du mois
• Manager :
  • Piloter et planifier les ressources nécessaires à son activité de manière qualitative et quantitative (temps de travail et activités de leur équipe, absences et pointages)
  • Organiser le travail et les plannings facilement et rapidement
  • Connaître la situation des salariés et des équipes
  • Disposer des vues et des éléments de reporting nécessaire au suivi et aux bilans
• Collaborateur :
  • Connaître en temps réel ses droits aux congés et de ses compteurs de temps de travail
  • Faire des demandes de congés 
  • Connaître son activité opérationnelle
  • Connaître et valider les éléments variables qui seront pris en compte dans la paie

Au-delà de la valeur ajoutée produite par une solution SI GTA pour l’ensemble de l’entreprise, la digitalisation a permis à la GTA de garantir l’intégrité, la sécurité et la conservation des données Temps contrairement au format papier ou de fichiers (type Excel) qui entraînent la perte d’informations, des données non rafraîchies ou tout traitement manuel et chronophage pour le service RH.

Ce qu’il faut retenir…

Ayant longtemps été considéré comme un processus administratif désuet, la gestion des Temps et Activités (GTA) s’inscrit plus que jamais dans l’écosystème SIRH d’une entreprise. La mise en place d’une solution SI GTA leur permet de répondre à des enjeux économiques, sociaux et numériques, et cela quelles que soit les réglementations en vigueur. Dans le cadre de la révolution numérique, la digitalisation de la GTA fournit aux entreprises des apports concrets et durables, avec pour objectifs notables :

• Un gain de temps,
• Des données Temps fiabilisées et sécurisées,
• Une vision 360° de l’activité,
• Une productivité et un rendement améliorés,
• Une planification des ressources optimisée,
• Une paie juste en fin de mois.

À ce titre, une solution SI GTA n’impacte pas seulement la performance RH de manière opérationnelle et pérenne mais participe activement, par l’industrialisation des processus RH de Gestion des Temps et Activités, à la performance globale de l’entreprise en leur donnant un avantage concurrentiel.