Le procure-to-pay, un retour sur investissement plus que financier

Aujourd’hui, toutes les entreprises investissent dans la digitalisation de leurs processus afin de les rendre plus efficients et ce, malgré les coûts importants qu’elle représente. Leur principal objectif est de faire face à la concurrence, dans un marché de plus en plus exigeant en visant un gain de productivité et une performance opérationnelle. Le Procure-to-Pay, ou l’informatisation de la fonction Achats, est un processus qui est de plus en plus adopté par les entreprises.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay et quel est l’enjeu pour les entreprises ?

Un levier d’efficacité pour les entreprises

Le Procure-to-Pay, ou P2P, est la digitalisation de l’ensemble du processus Achats depuis le passage d’une commande jusqu’au règlement de la facture, en passant par les processus de la Supply Chain. Il représente un levier d’efficacité pour les entreprises car il permet d’optimiser leur gestion financière et de renforcer leur fonction Supply Chain.

Une optimisation complète pour les fonctions Achats et Supply Chain

Sans nul doute, une relation saine entre les entreprises et leurs fournisseurs est la clé de la concrétisation de tout processus d’Achats, notamment pour les entreprises de la grande distribution pour lesquelles les approvisionnements sont très fréquents et le nombre de fournisseurs important. Afin d’assurer la qualité et la pérennité de cette relation, il est indispensable d’établir un système d’échanges d’informations solide, sécurisé, fiable et complet entre les deux acteurs. Dans un contexte économique dynamique et de plus en plus réactif, les informations doivent être communiquées en temps réel afin que chacune des étapes du processus d’Achats et de Supply Chain se déroule sans contrainte pour atteindre les objectifs de coûts et de délais prédéfinis.

Pour le département Supply Chain, qui entretient un lien d’interdépendance avec les fournisseurs, il est capital d’être alerté en temps réel de tous les flux physiques et informationnels. L’entreprise pourra ainsi réceptionner toutes les livraisons dans les meilleurs délais et les meilleures conditions, tout en pilotant ses coûts. Cela permet non seulement une meilleure gestion des stocks mais aussi une optimisation des coûts logistiques, et plus généralement d’acquérir de la visibilité sur l’ensemble des processus de la Supply Chain.

Des gains de productivité pour le département Finance

Au-delà de la relation avec le fournisseur, le P2P représente des avantages financiers et un enjeu légal pour les Directions Financières. En effet, il répond à une nouvelle exigence règlementaire concernant la dématérialisation des factures. Il permet de simplifier le traitement des données, d’élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), de contrôler les transactions financières et d’optimiser les délais de paiement des fournisseurs.

Parmi ces bénéfices, on citera également l’opportunité de remise sur paiement anticipé, la réduction des coûts de traitement des factures justifiée par leur dématérialisation, l’automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles), et l’optimisation des reportings financiers et des clôtures comptables.

Le P2P, un retour sur investissement plus que financier

Le retour sur investissement d’une telle solution est principalement lié à son automatisation. Elle permet à la fois une optimisation et une transparence de la chaîne Achats et Logistique, une économie sur les coûts de traitement et une amélioration de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs. La solution P2P offre aussi à l’entreprise une collaboration entre les services internes ainsi qu’une visibilité et un contrôle sur la trésorerie. Ces deux derniers atouts représentent des facteurs clés de réussite d’un projet d’implémentation du processus P2P.

Aude Guesnon